Un logiciel de facturation doit faire trois choses : produire des factures avec toutes les mentions obligatoires et une numérotation continue, émettre et recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée (réception obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026, émission pour les PME et micro-entreprises dès le 1er septembre 2027) et ne pas vous faire ressaisir ce qui existe déjà. Choisissez-le sur cinq critères : mentions, facture électronique, lien avec vos commandes, caisse et coût annuel.
Le piège, c’est de choisir sur le prix de l’abonnement. Un outil gratuit qui oblige à recopier chaque commande coûte des heures chaque mois, et un logiciel qui ne sait pas passer par une plateforme agréée devra être remplacé en 2027. Ci-dessous : ce qui est obligatoire, les mentions à vérifier, le calendrier de la facture électronique, le cas du logiciel de caisse certifié et une formule pour comparer le coût sur un an.
Quand on cherche un logiciel de facturation
Un auto-entrepreneur fait ses factures dans un tableur ou un traitement de texte, ou une petite boutique en ligne télécharge les factures une par une depuis son site. Puis arrive la réforme de la facture électronique, un client demande une facture au bon format, ou les commandes deviennent trop nombreuses. Les recherches suivent : « logiciel de facturation », « logiciel de facturation gratuit auto entrepreneur », « logiciel facturation obligatoire 2026 ».
« Quel est le meilleur logiciel de facturation » est la mauvaise question : il n’y a pas de meilleur pour tous. La bonne question : est-ce que ce logiciel couvre mes mentions, ma date d’obligation de facture électronique et ma façon de vendre, pour un coût que je peux calculer sur un an.
Un logiciel de facturation est-il obligatoire ?
Aujourd’hui, aucun texte n’impose un logiciel en particulier : une facture faite dans un tableur est valable si elle porte toutes les mentions obligatoires et respecte une numérotation continue. Ce qui change, c’est le format. Entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, la facture devra passer par une plateforme agréée sous forme électronique structurée : un PDF ordinaire envoyé par e-mail ne sera plus conforme.
La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris celles en franchise en base et les micro-entrepreneurs. Pour les ventes aux particuliers, la facture électronique n’est pas exigée, mais les données de ces ventes seront transmises à l’administration (e-reporting) selon le même calendrier. En pratique, dès votre date d’obligation, il vous faut un outil relié à une plateforme agréée.
Les mentions obligatoires que le logiciel doit gérer
Vérifiez que chaque mention a un champ, et que le logiciel la remplit sans ressaisie :
| Mention | Ce que le logiciel doit faire |
|---|---|
| Date d’émission et numéro unique | numéroter en séquence chronologique continue, sans trou ni doublon |
| Identité du vendeur | nom ou dénomination, adresse, SIREN ; pour une société, forme juridique et capital social |
| Identité du client | nom de l’entreprise, ou nom et adresse d’un particulier |
| Numéros de TVA intracommunautaire | vendeur et client professionnel, sauf facture de 150 € HT au plus |
| Date de la vente ou de la prestation | même si elle est identique à la date de la facture |
| Lignes | désignation précise, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA |
| Totaux | HT, TVA, TTC, réductions acquises |
| Paiement | date de règlement, escompte, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 € pour les clients professionnels |
Avec la facture électronique s’ajoutent quatre mentions : le SIREN du client professionnel, l’adresse de livraison si elle diffère de celle du client, la nature des opérations (biens, services ou les deux) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. En franchise en base, la facture porte « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Le modèle de facture gratuit détaille chaque mention et le cas de la franchise.
Facture électronique : le calendrier 2026-2027
Le calendrier ne dépend que de la taille de l’entreprise :
| Date | Qui | Quoi |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | toutes les entreprises | recevoir les factures électroniques |
| 1er septembre 2026 | grandes entreprises et ETI | émettre toutes leurs factures en électronique |
| 1er septembre 2027 | PME et micro-entreprises, auto-entrepreneurs compris | émettre en électronique |
Une facture électronique respecte un format (UBL, CII ou un format mixte comme Factur-X, un PDF avec un fichier XML intégré) et passe par une plateforme agréée, une entreprise privée immatriculée par l’État. Vous choisissez librement la vôtre, qui peut différer de celle de vos clients et fournisseurs ; la liste est publiée sur impots.gouv.fr. Si vous avez déjà un logiciel, demandez à son éditeur s’il est relié à une plateforme agréée.
Cinq critères pour choisir un logiciel de facturation
Pour chaque logiciel, posez ces questions et regardez le signal d’alarme :
| Critère | Ce que vous vérifiez | Signal d’alarme |
|---|---|---|
| Mentions et numérotation | Tous les champs du tableau ci-dessus, numérotation continue non modifiable | Numéro de facture saisi à la main |
| Facture électronique | Émission et réception via une plateforme agréée, formats UBL, CII ou Factur-X | « Export PDF » présenté comme facture électronique |
| Lien avec vos ventes | La facture se crée depuis la commande, le devis ou la boutique en ligne | Chaque commande recopiée à la main |
| Encaissements | Si le logiciel enregistre des paiements de particuliers : certificat ou attestation de l’éditeur | Fonction caisse sans document de conformité |
| Coût sur un an | Abonnement, frais par facture, temps de saisie | Prix affiché « par mois » sans le reste |
Le critère du lien avec vos ventes pèse le plus pour une boutique : c’est lui qui décide si la facture prend dix secondes ou trois minutes. Pour un indépendant qui fait dix factures par mois, c’est le critère de la facture électronique qui compte d’abord.
Logiciel de caisse certifié : quand la règle s’applique
L’obligation vient du 3° bis du I de l’article 286 du CGI : un assujetti à la TVA qui enregistre les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou système de caisse doit utiliser un logiciel qui garantit l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. La règle touche aussi un logiciel de facturation ou de gestion qui suit les encaissements de particuliers.
- Preuve : un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur. La loi de finances pour 2025 avait supprimé l’attestation ; la loi de finances pour 2026 l’a rétablie à compter du 21 février 2026. C’est l’éditeur qui fait certifier le logiciel et remet le document.
- Sanction : amende de 7 500 € si vous ne pouvez pas produire le document.
- Non concernés : les assujettis en franchise en base, ceux qui ne réalisent que des opérations exonérées et ceux au remboursement forfaitaire agricole.
- Boutique en ligne : un site qui n’accepte que des paiements par carte ou virement via un établissement bancaire répondant aux conditions de l’administration est dispensé par mesure de tempérament ; s’il accepte aussi des chèques cadeaux ou des espèces, l’obligation s’applique à ces paiements.
Pour une boutique en ligne payée par carte, la question du logiciel de caisse se pose donc surtout le jour où vous ouvrez un point de vente ou acceptez d’autres moyens de paiement. Demandez alors à l’éditeur de votre caisse le certificat ou l’attestation correspondant à votre version.
Le coût réel d’un logiciel de facturation sur un an
Coût annuel = abonnement × 12 + frais par facture × factures par an + temps de saisie par facture × factures par an × coût horaire.
Exemple fictif, prix et temps non tirés d’un logiciel réel. Une boutique fait 150 factures par mois et compte son temps à 20 € de l’heure. Logiciel A : gratuit, chaque facture ressaisie depuis la commande en 3 minutes. Logiciel B : 30 € par mois, la facture se crée depuis la commande en 30 secondes.
| Logiciel | Abonnement par an, € | Temps par an | Temps en € | Total par an, € |
|---|---|---|---|---|
| A : gratuit, 3 min par facture | 0 | 90 h | 1 800 | 1 800 |
| B : 30 € par mois, 30 s par facture | 360 | 15 h | 300 | 660 |
Le calcul : 150 × 12 = 1 800 factures par an ; 1 800 × 3 min = 90 h ; 1 800 × 0,5 min = 15 h. Le gratuit coûte ici presque trois fois plus. Avec 10 factures par mois, la conclusion s’inverse : 6 heures de saisie par an (120 €) contre 360 € d’abonnement. Ajoutez les frais de votre plateforme agréée si elle facture à l’envoi.
Logiciel de facturation gratuit pour auto-entrepreneur : ce qu’il doit faire
Avec quelques factures par mois, un outil gratuit suffit, à quatre conditions :
- il gère la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise en base ;
- il numérote les factures sans vous laisser modifier un numéro émis ;
- il sait recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs depuis le 1er septembre 2026 et émettre les vôtres au plus tard le 1er septembre 2027 via une plateforme agréée ;
- il vous laisse exporter et conserver vos factures si vous changez d’outil.
Pour une facture ponctuelle à un particulier, le modèle de facture en ligne produit un PDF avec les totaux et la TVA calculés, sans compte. Pour vérifier un montant HT ou TTC, utilisez le calcul TVA.
Quand la facture doit naître de la commande
Pour une boutique, la facture n’est pas un document de plus à remplir : elle existe déjà à moitié dans la commande. Dans Elbuz, client, lignes et taux de TVA viennent de la commande, et la numérotation suit chaque type de document. Pour vos clients professionnels, Elbuz produit la facture électronique au format Factur-X ou UBL conforme à la norme EN 16931 : un fichier prêt à être transmis par votre plateforme agréée en France ou par votre prestataire Peppol en Belgique. Les factures électroniques de vos fournisseurs se chargent dans Elbuz et deviennent des réceptions de marchandises, le fournisseur étant retrouvé par son numéro de TVA.
À qui ce n’est pas utile : un indépendant qui fait quelques factures par mois sans commandes ni stock sera mieux servi par un outil de facturation simple ou le modèle gratuit. Et la comptabilité elle-même, déclarations de TVA comprises, reste chez votre comptable. Le traitement des commandes et des documents est décrit sur la page gestion des commandes.
Questions fréquentes
Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de facturation quand on est auto-entrepreneur ?
Pas aujourd’hui, mais les auto-entrepreneurs sont concernés par la réforme : ils doivent recevoir les factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 et émettre les leurs via une plateforme agréée à partir du 1er septembre 2027.
Est-ce légal de faire ses factures sur Excel ?
Oui, si chaque facture porte toutes les mentions obligatoires et une numérotation continue. Entre entreprises, ce ne sera plus possible à votre date d’obligation d’émission, car la facture devra passer par une plateforme agréée.
Quelle application pour la facture électronique ?
Un logiciel relié à une plateforme agréée par l’administration fiscale, au format UBL, CII ou Factur-X. La liste des plateformes agréées est publiée sur impots.gouv.fr.
Un logiciel de facturation doit-il être certifié NF525 ?
Seulement s’il enregistre des paiements de clients particuliers, comme un logiciel de caisse. La conformité se prouve par un certificat d’un organisme accrédité ou, depuis le 21 février 2026, par une attestation individuelle de l’éditeur.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique est un fichier structuré (UBL, CII ou Factur-X) transmis par une plateforme agréée ; un PDF ordinaire ne sera plus conforme entre entreprises.
Peut-on facturer gratuitement ?
Oui, avec un modèle ou un outil gratuit, tant que les mentions obligatoires y sont. Comparez quand même le coût sur un an : le temps de saisie compte souvent plus que l’abonnement.
Sources
- Service Public Entreprendre, « Facture : mentions obligatoires » (CGI, annexe II, art. 242 nonies A ; Code de commerce, art. L441-9) – entreprendre.service-public.gouv.fr ; « Franchise en base de TVA » – entreprendre.service-public.gouv.fr.
- impots.gouv.fr, « Je découvre la facturation électronique » (publié le 16 octobre 2024, modifié le 26 mai 2026) : entreprises concernées, franchise en base comprise, calendrier, formats, plateforme agréée – impots.gouv.fr.
- BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (version en vigueur depuis le 25 mars 2026) : obligation du 3° bis du I de l’article 286 du CGI, certificat ou attestation individuelle rétablie par la loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026, art. 125, non-assujettis à l’obligation, tempérament pour le e-commerce, logiciels de facturation à fonction caisse – bofip.impots.gouv.fr.
- impots.gouv.fr, « Logiciels de caisse certifiés : l’administration fiscale précise le dispositif » : amende de 7 500 € – impots.gouv.fr.
Sources consultées le 2 novembre 2026.
