El presupuesto ofrece un precio, la factura proforma pide el pago antes de la entrega, el albarán acredita que la mercancía se entregó y la factura documenta la venta a efectos del IVA. Solo la factura está regulada por el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): es obligatoria, lleva numeración correlativa y es la única que da derecho a deducir el IVA. Albarán, proforma y presupuesto son documentos comerciales sin valor fiscal.
Confundirlos cuesta dinero: quien cobra un anticipo con una proforma y no emite factura deja sin declarar un IVA que ya se ha devengado, y quien factura sin albarán firmado no tiene cómo probar la entrega si el cliente la discute. Abajo tienes qué es cada documento, qué datos lleva, un ejemplo de una venta mayorista que pasa por los cuatro y los errores más habituales.
Cuándo se busca «albarán» o «factura proforma»
Lo habitual es encontrárselo al empezar a vender a empresas: un cliente pide «una proforma para pagar por adelantado», otro exige que la mercancía llegue «con albarán», y un tercero quiere «un presupuesto en PDF» antes de decidir. Entonces se buscan plantillas y se pregunta qué va antes, el albarán o la factura, y si una proforma vale como factura.
La pregunta que menos se hace es la que tiene consecuencias fiscales: qué pasa con el IVA cuando el cliente paga la proforma antes de recibir la mercancía. La respuesta está en el apartado de la proforma.
¿Qué diferencia hay entre albarán, proforma, presupuesto y factura?
Se diferencian en qué acreditan y en si los exige la ley. En una venta con todos los pasos van en este orden: presupuesto, proforma, albarán y factura. Muchas ventas se saltan los tres primeros; la factura, cuando es obligatoria, no se salta nunca.
| Documento | Para qué sirve | ¿Lo exige la ley? | Valor fiscal |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Ofrecer precio y condiciones antes de la venta | No, en una venta entre empresas | Ninguno |
| Factura proforma | Pedir un pago anticipado o confirmar un pedido con formato de factura | No | Ninguno: no da derecho a deducir el IVA |
| Albarán | Acreditar que la mercancía se entregó y en qué cantidad | No | Ninguno; sirve como prueba de la entrega |
| Factura | Documentar la venta y el IVA | Sí (RD 1619/2012, art. 2) | Justifica el IVA repercutido y la deducción del cliente |
La deducción es lo que separa la factura del resto: según el artículo 97 de la Ley del IVA, el cliente solo puede deducir el IVA con la factura original. Un albarán o una proforma, por completos que sean, no le sirven.
¿Qué es un albarán y qué debe llevar?
El albarán es el documento que acompaña la mercancía y acredita su entrega: qué se entregó, cuánto, a quién y cuándo. Ninguna norma general fija su contenido; su valor es de prueba. Una copia firmada por quien recibe demuestra la entrega si el cliente la discute, y su fecha marca el devengo del IVA, que en una venta de bienes se produce con la puesta a disposición de la mercancía (Ley 37/1992, art. 75.Uno.1.º).
Lo que conviene que lleve un albarán de entrega:
- Número y fecha, con una numeración propia, distinta de la de las facturas.
- Datos del vendedor y del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección de entrega.
- Referencia del pedido, para enlazar la entrega con lo que se pidió.
- Productos y cantidades: referencia, descripción, unidades y número de bultos.
- Precios, si es valorado. Un albarán sin valorar solo lleva cantidades; se usa cuando quien recibe no debe ver los precios, por ejemplo cuando el paquete va directo al cliente final.
- Firma, nombre y fecha de recepción, y un espacio para anotar incidencias: bultos dañados o que faltan.
En una tienda online que vende a particulares el albarán casi nunca se firma en papel: la prueba de entrega es la del transportista. Donde sí pesa es en la venta a empresas y en las entregas en varias partes, cuando cada envío necesita su propio justificante.
¿Qué es una factura proforma y cuándo se usa?
La factura proforma es un documento con el aspecto de una factura que se envía antes de la venta: confirma productos, precio, IVA y condiciones, y suele usarse para pedir el pago por adelantado. El Reglamento de facturación no la regula y no es una factura: no entra en la numeración de las facturas, no se anota en los libros registro del IVA y no da derecho a deducir.
Para que nadie la confunda con una factura, escribe «Factura proforma» de forma visible, dale una numeración propia e indica su plazo de validez.
El punto delicado es el cobro. Si el cliente paga la proforma antes de recibir la mercancía, el IVA de ese importe se devenga en el momento del cobro (Ley 37/1992, art. 75.Dos) y tienes que expedir una factura por el pago anticipado (RD 1619/2012, art. 2.1). La excepción son las entregas intracomunitarias exentas a empresas de otro país de la UE. Cuando entregas la mercancía, facturas solo lo que falta por cobrar.
¿Qué es un presupuesto y qué debe incluir?
El presupuesto es una oferta: el precio y las condiciones a los que te comprometes a vender si el cliente acepta. Cuando lo acepta, el contrato queda cerrado en esos términos, porque el consentimiento se forma con la oferta y la aceptación (Código Civil, art. 1262). Por eso importa que diga cuánto tiempo es válido.
Lo que conviene incluir en una plantilla de presupuesto:
- número y fecha, y el plazo de validez («válido 30 días»);
- tus datos y los del cliente;
- productos o servicios, cantidades y precios, indicando si son con o sin IVA y qué tipo de IVA se aplica;
- gastos de envío, plazo de entrega y forma de pago (por ejemplo, el porcentaje de anticipo);
- un espacio para la aceptación: firma o confirmación por escrito.
Ejemplo: una venta mayorista con los cuatro documentos
Ejemplo con cifras ficticias, solo para la cuenta. Una tienda online que también vende al por mayor recibe un pedido de otra empresa por 1 000 € de base, con IVA del 21 %. Las condiciones: 50 % por adelantado y el resto a la entrega.
| Paso | Documento | Base | IVA 21 % | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1. Oferta | Presupuesto | 1 000,00 € | 210,00 € | 1 210,00 € |
| 2. Petición del anticipo | Factura proforma por el 50 % | 500,00 € | 105,00 € | 605,00 € |
| 3. Cobro del anticipo | Factura del anticipo | 500,00 € | 105,00 € | 605,00 € |
| 4. Entrega | Albarán con las cantidades | — | — | — |
| 5. Resto del precio | Factura final por lo pendiente | 500,00 € | 105,00 € | 605,00 € |
Al final hay dos facturas por 500 € de base cada una: entre las dos suman 1 000 € de base y 210 € de IVA, lo mismo que el presupuesto. El presupuesto y la proforma no cuentan para el IVA; si en el paso 3 solo hubiera una proforma cobrada, faltarían 105 € de IVA en la declaración de ese trimestre. Las cuentas: 1 000 × 0,21 = 210 €; 50 % de 1 210 € = 605 €.
¿Qué va antes, el albarán o la factura?
Normalmente el albarán: primero se entrega y después se factura. La factura se expide en el momento de la operación; si el cliente es una empresa o un profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA (RD 1619/2012, art. 11). Ese margen permite facturar después de entregar, con el albarán delante.
Si entregas al mismo cliente varias veces en un mes, puedes agrupar todos los albaranes en una sola factura recapitulativa. Debe expedirse como tarde el último día del mes de las entregas o, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente (RD 1619/2012, art. 13).
Qué datos debe llevar la factura, con el artículo 6 del Reglamento de facturación punto por punto: plantilla de factura. En esa misma plantilla, eligiendo «Albarán» en «Documento», sacas un albarán en PDF con las partes, las líneas y espacio para las firmas de quien entrega y quien recibe.
Errores frecuentes
- Cobrar una proforma y no facturar el anticipo. El IVA se devenga con el cobro; la factura del anticipo es obligatoria.
- Numerar las proformas en la serie de las facturas. Rompe la numeración correlativa: usa una numeración propia para proformas y presupuestos.
- Entregar sin albarán firmado en una venta a empresas. Si el cliente dice que faltaba un bulto, no tienes cómo demostrar lo contrario.
- Enviar el presupuesto sin plazo de validez. Si los precios de tu proveedor suben, el cliente puede aceptar meses después a un precio que ya no te cubre.
- Dar al cliente una proforma para que deduzca el IVA. No le sirve: solo la factura justifica la deducción.
Albaranes y facturas a partir del pedido
Cuando vendes a empresas y entregas en varias partes, llevar a mano qué albarán corresponde a qué pedido es donde se pierden bultos e importes. En Elbuz el albarán de entrega se crea a partir del pedido y descuenta el stock; si el pedido sale en varias partes, en el pedido se ve «entregado N de M». Las compras entran con el albarán de entrada, que registra el precio de compra. La factura también sale del pedido, con el registro VERI*FACTU y el código QR de la AEAT (qué exige Verifactu). Cada tipo de documento se imprime con su plantilla, y para presupuestos o proformas puedes crear un tipo propio sin movimiento de stock. Cómo funcionan los pedidos: gestión de pedidos.
A quién no le sirve: si haces un presupuesto o un albarán de vez en cuando, la plantilla gratuita te basta.
Preguntas frecuentes
¿Qué va antes, el albarán o la factura?
Normalmente el albarán: acompaña la entrega, y la factura se expide después, como tarde antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es una empresa o un profesional.
¿Es legal una factura proforma?
Sí, como documento comercial: no está prohibida, pero no es una factura. No sustituye a la factura ni da derecho a deducir el IVA.
¿Una factura proforma tiene IVA?
Puede mostrarlo, para que el cliente sepa cuánto pagará, pero ese IVA no se declara por la proforma. Si el cliente paga por adelantado, el IVA se devenga con el cobro y hay que emitir una factura del anticipo.
¿El albarán es obligatorio?
No hay una norma general que lo exija. Es la prueba de que la mercancía se entregó, por eso en la venta a empresas se usa casi siempre.
¿Qué diferencia hay entre albarán y factura?
El albarán acredita la entrega; la factura documenta la venta y el IVA. La factura es obligatoria y tiene un contenido fijado por el RD 1619/2012; el albarán no.
¿Cómo se hace un albarán?
Con número y fecha, datos del vendedor y del cliente, referencia del pedido, productos y cantidades (y precios, si es valorado) y un espacio para la firma de quien recibe. Puedes rellenarlo en la plantilla eligiendo «Albarán» en «Documento».
¿Se puede hacer una factura de varios albaranes?
Sí: es la factura recapitulativa. Agrupa las entregas a un mismo cliente dentro de un mes natural (RD 1619/2012, art. 13).
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, arts. 2, 6, 11 y 13 – boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696.
- Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido, arts. 75 (devengo, pagos anticipados) y 97 (requisitos de la deducción) – boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740.
- Código Civil, art. 1262 – boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1889-4763.
Comprobado el 02.11.2026. Las cifras del ejemplo son ficticias.
