Fac simile fattura: modello pro forma da compilare

In Italia la fattura vera e propria tra soggetti residenti o stabiliti è solo elettronica: un file XML nel formato FatturaPA, trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Vale per le fatture alle imprese e anche per quelle ai consumatori finali. Un PDF o un foglio stampato spedito a un cliente italiano non sostituisce la fattura elettronica.

Questo modulo serve quindi per i documenti che non passano dallo SdI:

• fattura pro forma — la richiesta di pagamento o il riepilogo dell'offerta prima della vendita;
• clienti esteri — per i clienti non stabiliti in Italia la fattura elettronica è facoltativa;
• esempi e bozze — per controllare importi e IVA prima di emettere la fattura nel tuo programma;
• copia di cortesia — al consumatore va consegnata una copia della fattura elettronica, su carta o in formato digitale, salvo che rinunci.

La fattura pro forma non è una fattura ai fini IVA: è un documento che descrive l'operazione prima che avvenga, di solito per chiedere un acconto o confermare un ordine. La fattura vera la emetti dopo, in formato elettronico tramite lo SdI. Secondo l'Agenzia delle Entrate, una pro forma con descrizione dell'operazione, data e parti può anche servire da documento di riferimento per una fattura differita.

Nel modulo il documento si intitola «Fattura». Per una pro forma:

• usa una numerazione separata da quella delle fatture, per esempio PF-1, PF-2;
• nel campo «Note» scrivi «Documento pro forma, non valido ai fini fiscali. La fattura sarà emessa al pagamento»;
• aggiungi l'IBAN e le condizioni di pagamento: sono i dati che il cliente cerca in una pro forma.

Sulle fatture senza IVA (operazioni esenti, non imponibili, fuori campo, regime forfetario) oltre la soglia di legge è dovuta l'imposta di bollo. Sulla fattura elettronica il bollo si indica nel blocco «DatiBollo» del file XML e si paga solo in modo virtuale, con la procedura dell'art. 6 del DM 17 giugno 2014. Sulla pro forma il bollo non serve: non è una fattura.

L'obbligo della fattura elettronica riguarda solo le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. A un cliente estero puoi quindi inviare la fattura in PDF. Se scegli di emetterla comunque in formato elettronico tramite lo SdI, nel campo «Codice destinatario» scrivi XXXXXXX (sette X): per quella fattura non serve più l'esterometro, mentre i modelli INTRA restano dovuti.

Per un cliente UE indica il suo numero IVA nel campo «Partita IVA / Codice fiscale» del cliente: lo prevede l'art. 21, comma 2, lettera f) del DPR 633/1972.

Il modulo funziona nel tuo browser: i dati non vanno su nessun server e spariscono quando chiudi la scheda. Un fac simile in Word o Excel non ti serve — importi e IVA li calcola il modulo. Se lavori comunque in Excel: importo della riga =Quantità*Prezzo, IVA sui prezzi netti =Importo*0,22, IVA contenuta nei prezzi lordi =Importo*22/122.

• Mandare a un cliente italiano un PDF al posto della fattura elettronica: la fattura va trasmessa allo SdI.
• Dare alla pro forma lo stesso numero progressivo delle fatture: la numerazione delle fatture deve restare progressiva e univoca.
• Dimenticare la data dell'operazione quando è diversa dalla data di emissione.
• Mescolare prezzi netti e lordi nelle righe: scegli una sola modalità IVA per tutto il documento.

In Elbuz la fattura nasce dall'ordine: cliente, righe e aliquote arrivano dal documento. Per i clienti italiani Elbuz prepara il file FatturaPA e lo invia allo SdI dalla tua casella PEC: alla prima configurazione inserisci partita IVA, regime fiscale e accesso PEC. Il destinatario è il codice destinatario o la PEC del cliente, 0000000 con il codice fiscale per un privato, XXXXXXX per un cliente estero. Se la fattura è senza IVA e serve il bollo, Elbuz lo aggiunge come bollo virtuale.

Le ricevute dello SdI (consegna, mancata consegna, scarto) Elbuz le legge dalla stessa casella PEC e le mostra nel documento. Una fattura già trasmessa non si modifica: per un reso Elbuz emette la nota di credito. Le fatture elettroniche dei fornitori che arrivano in PEC diventano un carico di merce. Maggiori dettagli sugli ordini: gestione ordini.