Faktura FA(3) z dokumentu
Faktura powstaje z dokumentu sprzedaży w Elbuz w strukturze FA(3) i przed wysyłką jest sprawdzana ze schematem XSD.
Dział zamówień i dokumentów jeden z działów Twojej firmy AI
Integracja z KSeF: faktury z zamówień prosto do e-Faktur
Integracja z KSeF w Elbuz: faktury VAT z zamówień i dokumentów trafiają bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur, a numer KSeF i UPO widzisz w karcie dokumentu. Faktury zakupowe z KSeF przychodzą same. W cenie abonamentu Elbuz.
- FA(3)
- Numer KSeF
- UPO
- Kod QR
- Faktury zakupowe
- Offline
- Waluty
- Korekty
Integracja z KSeF: faktura z dokumentu prosto do KSeF
Integracja z KSeF wysyła faktury sprzedaży z Elbuz bezpośrednio przez API Ministerstwa Finansów — bez dodatkowego programu do faktur.
Wysyłka przy zatwierdzeniu
Faktura może trafić do KSeF automatycznie przy zatwierdzeniu dokumentu. Elbuz łączy się z KSeF tokenem albo certyfikatem Twojej firmy.
Numer KSeF i UPO w karcie
Po przyjęciu faktury w karcie dokumentu widzisz numer KSeF i urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO); faktura odrzucona — z przyczyną. Przyjętej faktury nie da się przypadkiem cofnąć.
Wydruk „Faktura VAT” z kodem QR
Polski wzór wydruku: strony z NIP, pozycje ze stawkami VAT, podsumowanie według stawek i kod QR (KOD I) z numerem KSeF do weryfikacji.
Faktury zakupowe z KSeF trafiają do Elbuz same
Po włączeniu odbioru Elbuz sprawdza KSeF co 15 minut; możesz też pobrać faktury od razu przyciskiem.
Dokument przyjęcia
Każda nowa faktura od dostawcy staje się dokumentem przyjęcia — niezatwierdzonym, więc magazyn zmieni się dopiero po Twojej decyzji.
Dostawca po NIP, produkt po EAN
Dostawca jest rozpoznawany po NIP (albo zakładany nowy), produkty — po kodzie EAN lub SKU. Numer dostawcy i oryginalny XML zostają przy dokumencie.
Bez duplikatów
Faktura z tym samym numerem KSeF nie zostanie dodana drugi raz.
Tryb offline: faktura, gdy KSeF nie odpowiada
Z certyfikatem KSeF typu Offline wystawiasz fakturę od razu, a Elbuz wyśle ją do KSeF sam.
- 01
Certyfikat Offline w Elbuz
Certyfikat i klucz z Aplikacji Podatnika przeciągasz do okna ustawień KSeF; Elbuz sprawdza parę, hasło, termin ważności i NIP.
- 02
Faktura offline
Przycisk „Wystaw offline” utrwala XML faktury. Na wydruku są dwa kody QR: KOD I („OFFLINE”) i KOD II („CERTYFIKAT”), podpisany kluczem certyfikatu.
- 03
Wysyłka, gdy KSeF odpowie
Elbuz wysyła ten sam XML do KSeF, gdy system znów działa — w terminie do końca następnego dnia roboczego, z uwzględnieniem polskich świąt.
Faktury w walucie i faktury korygujące
Dwa przypadki, w których ręczne przeliczenia najłatwiej pomylić.
Faktura w euro lub innej walucie
VAT w złotych Elbuz liczy po średnim kursie NBP (tabela A) z ostatniego dnia roboczego przed datą sprzedaży. Na wydruku — kolumna „VAT w PLN” oraz kurs i numer tabeli.
Faktura korygująca (KOR)
Zwrot od klienta do faktury przyjętej przez KSeF staje się korektą z numerem KSeF faktury pierwotnej, kwotami i ilościami ze znakiem minus. Wydruk — „Faktura korygująca” z kwotą korekty.
Jak podłączyć KSeF w Elbuz
Elbuz łączy się z KSeF w imieniu Twojej firmy, Twoim tokenem. Token tworzysz raz w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów.
- 01
Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF
Zaloguj się na ap.ksef.mf.gov.pl — jednoosobowa działalność przez login.gov.pl (Profil Zaufany, e-dowód lub bank).
- 02
Token z uprawnieniami do faktur
W sekcji tokenów utwórz token z uprawnieniami do wystawiania i odczytu faktur.
- 03
Token w Elbuz
Wklej token w oknie ustawień KSeF w Elbuz. Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej, a odwołać go możesz w każdej chwili w Aplikacji Podatnika.
Spółka bez kwalifikowanej pieczęci, która nie wskazała jeszcze osoby uprawnionej do KSeF, najpierw składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy
Według ksef.podatki.gov.pl („Podstawy prawne oraz kluczowe terminy”).
| Od kiedy | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Wszyscy podatnicy VAT odbierają faktury w KSeF; wystawiać muszą firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1 kwietnia 2026 | Wystawiać w KSeF muszą pozostali podatnicy. |
| do 31 grudnia 2026 | Okres przejściowy, m.in. dla firm ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie. |
Aktualne zasady sprawdź na ksef.podatki.gov.pl lub u księgowego. Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
Integracja z KSeF: najczęstsze pytania
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur Ministerstwa Finansów. Faktury VAT wystawia się w nim w ustrukturyzowanym formacie FA(3), a każda dostaje numer KSeF. Zasady i terminy są na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Od kiedy wystawianie faktur w KSeF jest obowiązkowe?
Według ksef.podatki.gov.pl: od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT. Do 31 grudnia 2026 r. trwa okres przejściowy dla najmniejszych firm. Szczegóły sprawdź u księgowego.
Jak podłączyć KSeF w Elbuz?
Utwórz token KSeF w bezpłatnej Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl) i wklej go w oknie ustawień KSeF w Elbuz. Szczegóły w sekcji Jak podłączyć.
Ile kosztuje integracja z KSeF w Elbuz?
Jest w cenie abonamentu Elbuz, bez dopłat. Plan zależy od liczby produktów i użytkowników: do 5 000 produktów — ok. 12,70 zł dziennie. Sam KSeF Ministerstwa Finansów jest bezpłatny.
Jak wygenerować token KSeF?
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF, w sekcji tokenów utwórz token z uprawnieniami do wystawiania i odczytu faktur i skopiuj go do Elbuz. Token odwołasz w każdej chwili w Aplikacji Podatnika.
Czy Elbuz musi mieć certyfikat albo rejestrację w Ministerstwie Finansów?
Nie. KSeF ma otwarte API, a Elbuz działa w imieniu Twojej firmy — Twoim tokenem, w kontekście Twojego NIP.
Co się stanie, gdy KSeF nie działa?
Z certyfikatem KSeF typu Offline wystawisz fakturę offline: na wydruku są dwa kody QR (KOD I i KOD II), a Elbuz wyśle fakturę do KSeF sam, gdy system znów odpowie — w terminie do końca następnego dnia roboczego.
Czy mogę wystawić fakturę w euro?
Tak. Faktura może być w dowolnej walucie, a VAT w złotych Elbuz przelicza po średnim kursie NBP (tabela A) z ostatniego dnia roboczego przed datą sprzedaży. Kurs i numer tabeli są na wydruku.
Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?
Zwrot od klienta do faktury przyjętej przez KSeF staje się fakturą korygującą (KOR) z numerem KSeF faktury pierwotnej i kwotami korekty. Na wydruku — „Faktura korygująca”.
Czy faktury zakupowe z KSeF trafią do Elbuz?
Tak, po włączeniu odbioru: każda nowa faktura od dostawcy staje się dokumentem przyjęcia (niezatwierdzonym, magazyn się nie zmienia), z dostawcą rozpoznanym po NIP i produktami po EAN lub SKU. Duplikaty są pomijane.
Czy faktury dla osób prywatnych też trzeba wysyłać do KSeF?
Wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne. Faktury dla firm — obowiązkowo w KSeF.
Zamówienia i dokumenty w Elbuz
14 dni za darmo
Wystawiaj faktury KSeF tam, gdzie prowadzisz zamówienia
Integracja z KSeF jest w cenie abonamentu Elbuz. Po rejestracji dostajesz 50 € (ok. 220 zł) na saldzie, a nasz zespół wsparcia bezpłatnie przeniesie dane z innego programu.