Обсяг бухгалтерського обліку інтернет-магазину визначає форма бізнесу. ФОП другої чи третьої групи без ПДВ веде облік доходів у довільній формі помісячно, сплачує єдиний податок, військовий збір і ЄСВ та подає декларацію — це посильно зробити самому в Електронному кабінеті. ТОВ веде повний бухгалтерський облік і складає фінансову звітність, тут потрібен бухгалтер. Окремо від податків існує управлінський облік — залишки, собівартість, прибуток — і він потрібен будь-якому магазину.
Найдорожчі помилки тут не в декларації, а поруч із нею: податок третьої групи рахують від прибутку замість доходу, приймають оплату карткою без фіскального чека або не стежать за лімітом групи. Нижче — що саме обліковує ФОП і ТОВ, розрахунок податків на умовному обороті, коли потрібен ПРРО за кожним способом оплати і як вирішити, хто вестиме облік.
Коли шукають, як вести бухгалтерію інтернет-магазину
Зазвичай магазин уже продає: ФОП відкрито, перші оплати приходять на рахунок і через платіжний сервіс, частина замовлень іде післяплатою. Власник шукає «бухгалтерський облік інтернет-магазину», «онлайн бухгалтерія», «бухгалтер для ФОП» і одразу питає: чи потрібна каса, скільки платити податків, чи можна обійтися без бухгалтера.
За цими запитами часто стоїть думка, що «бухгалтерія» — це одна робота. Насправді це дві: податкова звітність, яку вимагає держава, і облік грошей і товару, який потрібен вам. Їх ведуть по-різному і часто різні люди.
Податковий і управлінський облік: у чому різниця
Податковий облік потрібен, щоб правильно сплатити податки і подати звітність. Управлінський — щоб знати, скільки магазин заробляє і де лежать гроші.
| Податковий (бухгалтерський) | Управлінський | |
|---|---|---|
| Навіщо | Сплатити податки, подати декларації і звітність | Знати прибуток, залишки на складі і борги |
| Хто вимагає | Податковий кодекс; для ТОВ — ще й Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» | Ніхто, крім власника |
| Що рахують | Дохід, податки, ЄСВ; для ТОВ — активи, зобов'язання, фінансовий результат | Виручку, собівартість, комісії, доставку, рекламу, залишки, борги |
| Де ведуть | Електронний кабінет ДПС, онлайн-бухгалтерія, бухгалтерська програма | Таблиця, складська чи облікова програма магазину |
У ФОП на єдиному податку податковий облік простий, бо податок рахують від доходу, а витрати не підтверджують. Саме тому з нього не видно, чи магазин заробляє: декларація покаже дохід, навіть якщо товар продається в мінус.
Що обліковує ФОП — інтернет-магазин у 2026 році
Інтернет-магазин на спрощеній системі працює на другій або третій групі єдиного податку. Перша група передбачає лише роздрібний продаж із торговельних місць на ринках і побутові послуги населенню, тож для продажу через сайт не підходить. Як відкрити ФОП і обрати групу — у статті як відкрити ФОП в Україні.
| 2 група | 3 група без ПДВ | 3 група з ПДВ | |
|---|---|---|---|
| Ліміт доходу на рік | 7 211 598 грн, до 10 найманих працівників | 10 091 049 грн | 10 091 049 грн |
| Облік | Доходи в довільній формі, помісячно | Доходи в довільній формі, помісячно | Доходи і витрати за типовою формою |
| Єдиний податок | до 1 729,40 грн на місяць (ставку встановлює місцева рада), до 20 числа поточного місяця | 5 % доходу | 3 % доходу, плюс ПДВ |
| Військовий збір | 864,70 грн на місяць | 1 % доходу | 1 % доходу |
| ЄСВ за себе | не менше 1 902,34 грн на місяць | не менше 1 902,34 грн на місяць | не менше 1 902,34 грн на місяць |
| Декларація | раз на рік | щокварталу | щокварталу |
Суми розраховано від мінімальної зарплати 8 647 грн з 01.01.2026 і щороку перераховуються. Що з цього випливає для щоденної роботи:
- Облік доходів у довільній формі. З 2021 року ФОП першої–третьої груп без ПДВ ведуть облік доходів у довільній формі, відображаючи їх помісячно (п. 296.1.1 Податкового кодексу). Окрема книга не обов'язкова: досить таблиці або Електронного кабінету.
- Ліміт. Стежте за доходом з початку року: перевищення ліміту змушує перейти на іншу групу або на загальну систему.
- Баланс не потрібен. Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» стосується юридичних осіб, ФОП фінансової звітності не складає.
Що саме вважати доходом, коли продаєте через маркетплейс і він утримує комісію, — у статті податки ФОП на маркетплейсах.
Скільки податків сплачує ФОП з обороту магазину
На третій групі податок рахують від усього доходу, а не від прибутку, тому для торгівлі з невеликою націнкою він забирає помітну частку заробленого. На другій групі сума фіксована і від обороту не залежить, поки ви в межах ліміту.
Умовний приклад для арифметики, оборот і націнка не є даними ринку; ставки — 2026 року. Магазин отримує 200 000 грн доходу на місяць (2,4 млн грн на рік — у межах лімітів обох груп). Після оплати товару постачальнику лишається 20 %, тобто 40 000 грн валового прибутку.
| Платіж | 3 група без ПДВ | 2 група, максимальна ставка |
|---|---|---|
| Єдиний податок | 200 000 × 5 % = 10 000 | 1 729,40 |
| Військовий збір | 200 000 × 1 % = 2 000 | 864,70 |
| ЄСВ (мінімальний) | 1 902,34 | 1 902,34 |
| Разом, грн | 13 902,34 | 4 496,44 |
| Частка від валового прибутку 40 000 грн | ≈ 34,8 % | ≈ 11,2 % |
Порахуйте те саме для свого обороту і своєї націнки: платежі 3 групи = дохід × 6 % + ЄСВ; платежі 2 групи = ставка єдиного податку вашої громади + 864,70 + ЄСВ. Друга група має обмеження — ліміт доходу і до 10 працівників, тож чи підходить вона саме вам, варто звірити з бухгалтером до переходу. Як рахувати маржу, від якої тут береться валовий прибуток, — у статті що таке маржинальність.
Чи потрібен ПРРО інтернет-магазину
Залежить від способу оплати. ФОП другої–третьої груп і ТОВ видають фіскальний чек через РРО або програмний РРО (ПРРО), коли приймають готівку чи оплату платіжною карткою. Оплата за банківськими реквізитами на поточний рахунок розрахунковою операцією не є, і чек на неї не потрібен.
| Як платить покупець | Чи потрібен чек | Хто видає |
|---|---|---|
| Переказ за реквізитами IBAN на поточний рахунок ФОП (не карткою) | Ні | — |
| Карткою на сайті через інтернет-еквайринг чи платіжний сервіс | Так | Продавець: банк чи платіжний сервіс продавцем не є і чек за вас не видає |
| Накладений платіж (післяплата) у відділенні служби доставки | Так | Продавець: чек із формою оплати «післяплата» формують через РРО/ПРРО і вкладають у відправлення до вручення |
| Готівкою чи карткою кур'єру магазину | Так | Кур'єр у момент оплати |
Якщо оплату за одне замовлення приймають частинами різними способами, чек видають на ту частину, що є розрахунковою операцією (наприклад, на готівку). Роз'яснення ДПС щодо окремих способів оплати оновлюються, тому перед запуском нового способу звірте його з чинною позицією податкової або з бухгалтером.
Що обліковує ТОВ
ТОВ зобов'язане вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність за Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Мікро- і малі підприємства подають її за скороченою формою. Кожна господарська операція оформлюється первинним документом.
- Товари. Кожне надходження оприбутковують за накладною постачальника, кожен продаж списують зі складу. Без цього не порахувати собівартість і прибуток.
- Податки. ТОВ працює на загальній системі з податком на прибуток або на третій групі єдиного податку з тим самим лімітом доходу, що й для ФОП.
- Звітність. Фінансова звітність, податкові декларації, звітність щодо зарплати працівників.
Для ТОВ бухгалтер — штатний чи на аутсорсі — практично обов'язковий. Від власника залежить, щоб облікова програма магазину передавала бухгалтеру повні дані про товари і продажі.
Які документи зберігати і скільки
Документи, на підставі яких рахували податки, зберігають не менше 1 095 днів від дня подання звітності, для якої їх використано (п. 44.3 Податкового кодексу). Для інтернет-магазину це:
- договори і накладні постачальників;
- банківські виписки, звіти платіжних сервісів і маркетплейсів про виплати й комісії;
- акти і реєстри служб доставки, зокрема щодо післяплати;
- фіскальні чеки або звіти ПРРО, якщо ви їх видаєте;
- облік доходів і подані декларації.
Звіти маркетплейсів і служб доставки вивантажуйте одразу після виплати: за три роки в кабінеті майданчика їх може вже не бути.
Вести самому, взяти онлайн-бухгалтерію чи найняти бухгалтера
Самому — коли ви ФОП без ПДВ і без працівників; бухгалтер потрібен з появою працівників, ПДВ або ТОВ. Між ними — онлайн-бухгалтерія.
| Ваш випадок | Що підходить | Головний ризик |
|---|---|---|
| ФОП 2 або 3 група без ПДВ, без працівників | Самому: облік доходів і декларації в Електронному кабінеті | Пропущений строк сплати чи декларації, перевищення ліміту |
| ФОП із найманими працівниками | Онлайн-бухгалтерія або бухгалтер для ФОП на кілька годин на місяць | Помилки в нарахуванні зарплати і звітності за працівників |
| ФОП 3 група з ПДВ | Бухгалтер для ФОП, хоча б на аутсорсі | Податкові накладні і звітність з ПДВ |
| ТОВ | Штатний бухгалтер або бухгалтерська компанія | Фінансова звітність і первинні документи на кожну операцію |
Онлайн-бухгалтерія — хмарний сервіс, що рахує податки ФОП, нагадує про строки і готує декларації; частина сервісів дає ще й консультації бухгалтера. Перед вибором перевірте три речі:
- чи підтримує він вашу групу і ПДВ, якщо ви платник;
- чи забирає виписки вашого банку сам;
- хто відповідає за помилку в декларації — сервіс чи ви.
Бухгалтер для ФОП на аутсорсі доречний, коли з'являються працівники, ПДВ або продажі юрособам. Домовляйтеся письмово, що саме він робить: декларації, зарплата, звітність, відповіді на запити податкової.
Управлінський облік: що рахувати щомісяця
Раз на місяць рахуйте прибуток, залишки і борги — цього не покаже жодна декларація.
Прибуток = виручка − собівартість проданого товару − комісії маркетплейсів і платіжних сервісів − доставка за ваш рахунок і невикупи − реклама − податки.
- Залишки. Скільки грошей лежить у товарі і що не продається понад місяць.
- Борги. Хто з оптових клієнтів не доплатив і скільки ви винні постачальникам.
- Повернення. Частка повернень за товарами і каналами продажу.
Які товари дають прибуток, а які лише оборот, — у статті ABC-аналіз товарів.
Коли склад і прибуток варто рахувати в програмі
Коли товарів сотні, а постачальників і каналів продажу кілька: тоді собівартість, залишки і борги в таблиці вже не зводяться, а саме з них видно, чи магазин заробляє.
В Elbuz прибуткова накладна додає товар і записує закупівельну ціну, витратна списує його з продажем, а програма за документами рахує борг клієнта і ваш борг постачальнику. Звіт про продажі віднімає від виручки собівартість і показує маржу по товарах. Ці документи і є даними, які бухгалтер бере для податкового обліку. Докладніше — на сторінці програма для обліку залишків.
Чого Elbuz не робить: це не бухгалтерська програма — декларацій і фінансової звітності він не складає і фіскальних чеків не пробиває, для них потрібні Електронний кабінет чи онлайн-бухгалтерія і ваш ПРРО.
Часті запитання
Чи потрібен бухгалтер ФОП, який продає через інтернет-магазин?
Не обов'язково. ФОП 2 або 3 групи без ПДВ і без працівників веде лише облік доходів у довільній формі й подає декларацію в Електронному кабінеті. Бухгалтер потрібен із працівниками, ПДВ або продажами юрособам.
Яку групу ФОП обрати для інтернет-магазину?
Другу або третю: перша для продажу через сайт не підходить. Друга вигідніша при великому обороті й невеликій націнці, бо податок фіксований, третя — коли потрібен більший ліміт. Розрахунок — у розділі про податки.
Чи потрібен ПРРО інтернет-магазину?
Залежить від способу оплати. На переказ за реквізитами IBAN чек не потрібен, на оплату карткою на сайті, післяплату і готівку кур'єру — потрібен, і видає його продавець.
Чи обов'язкова книга обліку доходів для ФОП?
Для ФОП першої–третьої груп без ПДВ — ні: з 2021 року облік доходів ведуть у довільній формі помісячно. ФОП третьої групи з ПДВ веде облік доходів і витрат за типовою формою.
Що таке онлайн-бухгалтерія і чи підходить вона інтернет-магазину?
Це хмарний сервіс, який рахує податки, нагадує про строки й готує декларації ФОП. Для ФОП без ПДВ і без працівників його зазвичай достатньо, для ТОВ він бухгалтера не замінює.
Скільки років зберігати накладні і звіти маркетплейсів?
Не менше 1 095 днів від дня подання звітності, для якої їх використали (п. 44.3 Податкового кодексу).
Чи замінює складська програма бухгалтерську?
Ні. Складська програма веде залишки, собівартість і борги, а декларації й фінансову звітність складають в Електронному кабінеті, онлайн-бухгалтерії чи бухгалтерській програмі.
Джерела
- Податковий кодекс України: п. 44.3 (строк зберігання документів), ст. 291–296 (групи, ліміти, ставки, облік платників єдиного податку) — zakon.rada.gov.ua.
- Закон «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» — zakon.rada.gov.ua.
- Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» — zakon.rada.gov.ua.
- Закон «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» — zakon.rada.gov.ua.
- ДПС, «2026 рік для ФОП: нові розміри єдиного податку та військового збору» — tax.gov.ua.
- ГУ ДПС: продаж через інтернет із післяплатою і РРО/ПРРО — dp.tax.gov.ua; оплата на поточний рахунок і РРО/ПРРО — dp.tax.gov.ua; продаж через інтернет з оплатою картками — dp.tax.gov.ua.
- ГУ ДПС: облік доходів ФОП у довільній формі з 01.01.2021 (Закон № 786-IX) — dp.tax.gov.ua; строк зберігання первинних документів — if.tax.gov.ua.
Перевірено 30.10.2026.
John
Я в інтернет-магазині вести сам бухгалтерський облік. Це допомагає мені контролювати всі фінанси та угоди. Але хотілося б почути, які варіанти існують.