Як керувати проектами в Ельбузі

Проекти-Це інструмент для організації та управління вашими процесами, є окремими завданнями або групами завдань, які об'єднують усі необхідні Дані, дії та учасники для досягнення конкретної мети. Простими словами, проект - це як папка, де зберігаються всі матеріали, інструменти та етапи роботи.

Всередині проекту ви можете:

• ✅ Створіть завдання
• 🎯 Зберігайте цілі та терміни.
• 👥 За умови відповідальних працівників.
• 📅 Відкрийте хід завдань.
• 📝організуйте інформацію для ефективного управління.

Приклад: Якщо ви запустите нову маркетингову кампанію, це буде окремий проект, де всі етапи є Зібрано від планування перед аналізом результатів.

Проекти допомагають впорядкувати роботу, уникати хаосу та тримати все під контролем.

Почніть працювати з проектами

Відкрийте проекти за допомогою мітки на робочому столі або через головне меню.
Відкрити проекти через головне меню:

1. У головному меню виберіть розділ "Організатор"
2. У меню, що відкривається, виберіть "Проекти"

Огляд інтерфейсу управління проектами

У верхній частині вікна-кнопки управління проектами, такі як:

• Створення проекту
• Категорії проектів
• Категорія календаря
• Статус Проекти
• Візуальний графік зв'язків
• Пошук за статусами та іншими параметрами

Нижче кнопок управління-це список проектів з можливістю пошуку ключових слів. Показ проектів може бути як у вигляді списку, так і у вигляді карт.

можлива робота з проектами в редагуванні чи перегляді.
Для режиму редагування потрібно натиснути на значок олівця, для режиму перегляду потрібно натиснути значок "Eye".

Орієнтовний тип режиму редагування проекту.

Також деякі поля можна редагувати безпосередньо у списку без відкриття проектної картки.

Орієнтовний тип режиму перегляду проекту

Створення проекту

Кожен проект містить основні поля:

• Ім'я (щоб зрозуміти, про що йдеться у проекті).
• Опис (деталі, мета, плани впровадження, що потрібно зробити).
• Завдання (детальний перелік завдань для проекту).
• Терміни (коли проект повинен бути завершений).
• Виконавець (який відповідає за виконання).

Як створити проект

1. Натисніть кнопку "+" у верхній меню. Якщо необхідно, ви можете негайно вибрати категорію, де новий проект
   
2. Введіть ім'я
   
3. 16]
   💡 Використовуйте: Використовуйте мікрофон, щоб не входити вручну.
4. Заповніть опис у візуальному редакторі
   
   💡 корисно: диктуйте опис проекту за допомогою мікрофона , виправте та виправте текст за допомогою AI, додайте зображення до проекту через генератор AI.
5. Виберіть виконавця зі списку працівників
   
6. Встановіть пріоритет (низький, середній , Високий)
7. Додати теги для категоризації
8. Додати файли

Рекомендації щодо рекомендацій, що заповнюють проект

📌 Назва проекту:

• Використовуйте короткі, але інформативні імена
• Додати префікси для категоризації (наприклад, [MRK] для маркетингових проектів)
• Уникайте занадто загальних рецептур

📝 Опис проекту:

• Почніть з короткого підсумків (1-2 речення)
• Вкажіть конкретну мету проекту
• Охарактеризуйте очікуваний результат
• Перелічіть основні етапи
• Додати важливі примітки або обмеження

⏰ Дати:

• Розгляньте час затвердження та редагування
• Додати проміжні точки управління
• Встановіть реалістичні терміни

👥 Мета виконавців:

• чітко визначте ролі учасників
• Вкажіть відповідальність за кожен етап №
• Додати недосконалість для критично важливих завдань

Форматування опису проекту №

Використовуйте кнопки форматування на панелі інструментів до:

• Встановіть заголовки (H1, H2, H3)
• Зробіть текстовий жир, курсив, підкреслював або перекреслений
• Змініть колір та фон тексту
• Створіть списки (пронумеровані та позначені)
• Вставте посилання, зображення, відео, таблиці
• Додати блоки коду або пропозицію
• Додайте текст проекту в голосі (диктант)
• Змініть текст за допомогою штучного інтелекту

Корисні комбінації ключів для роботи з текстом

Наведені класи для спрощення форматування тексту. Ось найкорисніші з них:

Основні комбінації ключів:

• Ctrl +B -Болд.
• Ctrl+I -ITALIC (ITALIC).
• Ctrl+u -Емфазування (підкреслення).
• Ctrl+Shift+S -Кресований текст (вражений).

Вставте:

• Ctrl+Shift+V -insert без форматування (як текст).
• Ctrl+K -insert або редагувати посилання (посилання).
• Ctrl+Shift+k -DELETE посилання.
• Ctrl+l -інсерд.

Скасувати/повторити:

• Ctrl+z # # -cancel (скасувати).
• Ctrl+y -repeat (повтор).

Використовуйте AI, щоб змінити та доповнити опис проекту

Дії AI, такі як:

• Чат AI
  Що робить Проведіть a Розмова або шукайте відповіді на запитання у форматі діалогу.
  Чому це необхідно: використовується для отримання консультацій, роз'яснення чи допомоги в режимі реального часу, будь то пошук інформації чи вирішення проблем на демонструвати.
• Короткий огляд вмісту
  Що робить зменшує текст, виділяючи ключові моменти та основні ідеї.
  Навіщо вам потрібно: зручно швидко ознайомитися з довгим текстом, щоб зрозуміти суть, не вивчаючи всіх деталей.
• Виправлення та вдосконалення стилю тексту
  Що робить: Виправляє правопис, граматичні помилки та покращує стиль тексту.
  Чому це потрібно: підходить для підвищення якості тексту, що робить його більш читабельним, професійним або адаптованим для цільової аудиторії.
• Розширення короткого тексту
  Що робить: Розробляє лаконічні тексти, додаючи деталі, приклади та пояснення.
  Навіщо вам потрібно: корисно для створення більш інформативного вмісту, додавання контексту або збагачення тексту новими ідеями.
• Переклад тексту на іншу мову
  Що робить: перекладає текст з однієї мови на іншу, зберігаючи початковий сенс.
  , для якого вам потрібно: використовується для створення вмісту мульти-ходу, спілкування з людьми з різних країн або вивчення мов.

Ви можете додати інші дії, для цього вам потрібно додати новий шаблон, що вказує на проблему (промислову) для ШІ, після цього вона з’явиться у списку для вибору.

Як використовувати AI Assistant для роботи з проектом

Крок 1-Селекція тексту

1. Виберіть потрібний текст (не обов'язково)
2. Натисніть кнопку правої миші над вибраним текстом
3. Виберіть Необхідна дія

Крок 2-перемикання AI

Вікно AI AI, в якому буде вибраний текст.

1. Змініть текст перед надсиланням на AI (якщо потрібно)
2. Клацніть "Надіслати"
3. Відповідь від AI у візуальному редакторі
4. Змініть текст AI (при необхідності)
5. у буфер обміну для вставки в проект
6. або вставте новий текст безпосередньо у візуальний редактор проекту, щоб замінити раніше виділений текст, натисніть кнопку "ліворуч".

У цьому прикладі вибраний текст був розширений для деталей.

Статус проектів

Кожен проект може мати один статусів:

• 🆕 Новий
• 🗓 Планується
• 🔄 У роботі
• ⏸ призупинено
• ✅ Завершено
• ❌ Скасовано
• 🗄 Архів
• ⏳ очікує схвалення
• ⌛ закінчився
• ➕ Створіть свої статуси, якщо необхідне не у списку

Як змінити статус проекту

1. Клацніть на поточний стан №
2. Виберіть новий статус зі спадного списку

Категорії проектів та тегів

Категорії та теги допомагають групувати та швидко знайти необхідні проекти .

, щоб додати категорію або тег:

1. Виберіть потрібну категорію зі списку.
   За замовчуванням такі категорії: навчання, здоров'я, будинок, покупки, термінові, адміністрація, розробка програм (ІТ), управління продуктами, продажі, маркетинг, фінанси, технічна підтримка, логістика та доставка, освіта, зустрічі , дзвінки, подорожі, сім'я, презентації, документи, соціальні заходи, інші, загальні, особисті, шаблони.
   Якщо категорія немає у списку, ви можете створити нову через довідкову книгу категорій проектів.
   
2. Вкажіть ім'я тегу та натисніть клавішу Enter, щоб додати. Якщо тег був доданий раніше, то він з’явиться у списку для вибору.

Пошук проектів

Для швидкого пошуку проектів використовуйте:

• Пошуковий рядок у верхній частині пошуків сторінок для імені та опису
• Фільтри за категоріями, тегами, статусами
• Можливе сортування та пошук у будь-якому полі в режимі дисплея "Список"

Почніть вводити пошуковий запит, щоб швидко знайти необхідні проекти. 🔍

Встановіть прапори для проектів

Кожен прапор має власну мету. Активуйте прапори, які підходять для ваших цілей:

Діяльність

• Що робить: позначає проект як актуальний ти.
• Коли використовувати: для проектів, з якими ви працюєте, і вони мають значення для вас.

Вибране

• Що робить: Покладе проект у список вибраних швидкий доступ.
• Коли використовувати: для часто використовуваних проектів.

фіксується у верхній

• Що робить: виправляє проект у верхній частина списку.
• Коли використовувати: для важливих проектів, які завжди повинні бути під рукою.

Архів

• Що робить: переміщує проект до архіву.
• Коли використовувати: для завершених проектів, які потрібно зберегти, але видалити з активного використання.

Кошик

• Що робить: переміщує проект до кошика для подальшого видалення.
• Коли використовувати: для проектів, які більше не потрібні.

Шаблон

• Що робить: позначає проект як шаблон для повторного використання .
• Коли використовувати: створювати основні заготовки, які можна скопіювати.

зашифровано

• Що робить: Шифує опис проекту за допомогою пароля .
• Коли використовувати: для конфіденційних даних.

Візуальний редактор

• Що робить: включає розширені інструменти форматування тексту.
• Коли використовувати: для проектів, де потрібно використовувати дизайн, наприклад, виділення тексту, таблиці чи списків.

Додати файли до проекту

Файл, що додає файл, дозволяє приєднати додаткові матеріали до проекту, наприклад, зображення або документи. Це зручно для розширення інформації та зберігання пов'язаного вмісту в одному місці.

Виконайте кроки нижче, щоб успішно додати файли.

Крок № 1-внаслідок вкладки "Файли"

Два способи до Додати файли доступні:

• з локального диска
• за посиланням

Додайте файл з локального диска:

1. Натисніть кнопку "Виберіть файл".
2. Вікно вибору файлу на комп’ютері відкриється.
3. Виберіть потрібний файл.
   • Підтримка зображень, документів та інших популярних форматів.
4. Натисніть "Відкрити" Після цього файл буде приєднаний до демонструвати.

Додати файл за посиланням:

1. Натисніть кнопку "Додайте файл до посилання".
2. Введіть файл URL у поле, що виникає.
   • Переконайтесь, що посилання призводить до файлу, який можна завантажити.
3. Натисніть "Додати", щоб файл був завантажений та приєднаний до демонструвати.

КРОК № 2-ЗАПИСКУ Впевнений, що файл успішно додається

1. Після додавання файл з’явиться у списку вкладених файлів.
2. Перевірте, чи правильно відображається файл:
   • Для зображень буде видно попередні погляди.
   • Ім'я файлу буде відображено для документів.

Налаштування нагадувань та сповіщень про проект

Встановіть нагадування для проектів, щоб не забути про важливе.

Як налаштувати нагадування

1. Відкрийте "Нагадування" 🔔
2. Виберіть дату та час або введіть вручну.
3. Встановіть частоту (якщо проект повторюється), режими доступні: один раз, щоденний, щотижня, щомісяця, щорічно.

Тепер система надішле вам сповіщення про заданий графік до завершення проекту. ⏰

Якщо необхідно, ви можете вказати категорію нагадування, це ще більше використовуватиме календар подій Надалі, в якому ваші сповіщення будуть розподілені папками.

Спільна робота з проектами

Поділіться проектами з колегами та призначення відповідальних. За замовчуванням проект видно лише тому, хто створив його, якщо ви хочете, щоб інший користувач побачив його, а потім відкрити його доступ.

Як відкрити доступ до проекту

1. Відкрийте список користувачів
2. Виберіть користувачів, позначаючи їх прапором

Шаблони проекту

Використовуйте готові шаблони для швидкого створення стандартних проектів.

Як створити проект на основі шаблону

1. поруч із кнопкою "Створити проект", натисніть на далі елемент "Виберіть шаблон".
2. Буде список шаблонів для вибору.

Як створити нові проекти шаблонів

1. Створіть новий проект.
2. Заповніть необхідні поля.
3. Позначте прапор "шаблон" на вкладці Прапор.

Після цього ваш шаблон з’явиться у списку вибору шаблонів. Для того, щоб шаблон був доступний для всіх користувачів, позначте проекти, необхідні для редагування.

Шифрування опису проекту

Функція шифрування дозволяє захистити текстовий опис проекту, щоб тільки ви могли переглянути або відредагуйте їх за допомогою пароля. Дані зашифровані за допомогою надійного алгоритму AES, а пароль зберігається виключно в локальному сховищі вашого браузера і не доступний третім сторонам. Ця можливість забезпечує надійний захист вашої інформації.

Як захистити опис проекту

1. Відкрийте вкладку "Прапори".
2. У списку доступних прапорів встановіть прапорець перед елементом "шифрування".
   
3. Після активації прапора "шифрування" відобразить вікно для введення пароля.
   Введіть надійний пароль. Рекомендації щодо пароля: довжина принаймні 8 символів. Використовуйте листи, цифри та спеціальні символи.
   Підтвердьте запис пароля, натиснувши кнопку ОК.
   
   💡 Важливо: пароль зберігається в локальному сховищі вашого браузера. Якщо ви зміните браузер або видалить дані з кешу, доступ до опису проекту не буде без повторного введення пароля. Якщо ви забули пароль, опис проекту залишиться зашифрованим, а доступ до вмісту буде неможливим. Немає можливості відновити пароль. Ми рекомендуємо зберігати пароль у безпечному місці.

Шифрування нових проектів

Ви можете активувати шифрування за замовчуванням при створенні нових проектів у певній категорії, для Приклад, це можуть бути категорії "особисті", "роздуми" та інші.
Для активації цього режиму відкрийте довідкову книгу категорій проектів та змініть налаштування необхідної категорії, встановивши прапор "кристалізація"

Додавання з'єднань з проектом

Функція додавання краватів дозволяє приєднати інші елементи до проекту, наприклад Завдання, примітки, інші проекти, документи, презентації, форми та таблиці. Це спрощує управління даними та створює візуальні з'єднання між елементами у вигляді графіка.

Дотримуйтесь покрокових інструкцій щодо налаштування зв'язків.

Крок № 1-ходу на вкладку "Зв'язок"

Ви будете Перегляньте список, які вже додані з'єднання або порожню область, якщо з'єднання ще не створені.

Крок № 2-х створення з'єднання

1. У верхній частині знайдіть кнопку з "+"+".
2. Натисніть на цю кнопку, щоб відкрити список доступних елементів.

Крок № 3-Сехерування елемента зв'язку

У списку, який з’являється, ви побачите доступні типи елементів:

• Примітки-Для спілкування з іншою нотою.
• Проекти-Для посилання на інший проект.
• Завдання-Для приєднання до завдання.
• Документи-Додати важливий документ.
• Презентація-Для додавання з'єднання з презентацією.
• Форма-Для спілкування з формою.
• Таблиця №-Для підключення таблиці.

У списку відкритих елементів, спочатку його тип буде вказаний, потім його ідентифікатор та ім'я. Ви можете використовувати панель пошуку для швидкого пошуку елемента.

Крок № 4-Додавання З'єднання

1. Після вибору елемента натисніть кнопку "Виберіть".
2. З'єднання з’явиться у списку з'єднань.

Крок № 5 Перевірте правильність з'єднань

1. Переконайтесь, що вибрані елементи відображаються у списку з'єднань.
2. Якщо необхідно, натисніть піктограму олівця, щоб відкрити зв'язаний елемент для редагування.
3. Вкажіть у стовпці "Опис" Примітка до з'єднання.

Як подивитися на з'єднання у візуальному стовпці

Елементи, що стосуються, будуть відображені у візуальному стовпці до спростити роботу з взаємопов'язаними даними. Графік дозволяє легко бачити взаємозв'язок між проектами та завданнями, позначити пов'язані елементи та редагувати їх безпосередньо з графіка. Для цього відкрийте додаткове меню та виберіть пункт "Count"

Інтуїтивна візуальна форма в Яка абстрактна інформація відкриється, вона буде підключена, ви можете збільшити або зменшити шкалу, а також відкрити елементи безпосередньо з графіка для редагування.

Розміщення проекту на Kanban

Функція проектів На колегії Kanban дозволяє ефективніше організовувати проекти та керувати їх реалізацією.

Правління Kanban-це простий візуальний інструмент для організації робочого процесу.
З ним ви можете:

• Моніторинг прогресу проектів
• Збільшити продуктивність праці праці. роботи
• Ефективно керувати проектами

Принцип роботи:

1. Плата поділяється на стовпці відповідно до етапів виконання
2. Проекти розроблені у вигляді карт-проектів
3. картки переміщуються між стовпцями як

Ця система дозволяє чітко бачити стан кожного проекту та швидко керувати робочим процесом.

Як розмістити проект на дошці

1. Відкрийте вкладку "Додатково"
2. Клацніть на поле вибору плати. У списку Drop -Down виберіть плату, на якій ви хочете розмістити проект.

Ви можете вручну розміщувати проекти на дошках, а також налаштувати автоматичний Рух по колонках Канбана при зміні статусу проекту. За замовчуванням Elbuz вже готовий -створені налаштування Канбана, але ви можете змінити їх індивідуально для себе. Конфігурація автоматичного руху елементів уздовж стовпців Канбана детально описана в окремому розділі керівництва «дощок». Короткий опис: У налаштуваннях дощок Канбан визначте, які статуси пов'язані з якими стовпцями. Наприклад:
статус "новий" = стовпець "Нові проекти".
Статус "У роботі" = стовпчик "У процесі".
Статус "завершено" = стовпчик "готовий".

Поради щодо ефективної роботи з проектами

Інформація про структуру

• Використовуйте чіткі, зрозумілі імена 4] Використовуйте заголовки та списки в описі

Оптимізуйте робочий процес

• Створіть шаблони для повторних проектів
• Використовуйте теги для швидкої фільтрації
• Автоматичні нагадування

Ефективно використовуйте AI

• Врятуйте описи Голос
• Використовуйте AI для вдосконалення тексту
• Застосовуйте генерацію зображень для візуалізації

Підтримуйте замовлення

• Регулярно оновлювати статуси
• Арка завершені проекти
• Видалити невідповідні дані

Візуалізація

• Місце Проекти на Kanban
• Переглянути відносини через кількість №
• Додати зображення для чіткості
  

Глосарій

• Проект -A Інструмент для організації та управління процесами, поєднуючи завдання , матеріали та учасники для досягнення конкретної мети.
• Теги -Tags для групування проектів.
• Пріоритет-ступінь важливості проекту.
• Виконавець-відповідає за виконанням.
• Статус-Поточний стан проекту.
• Kanban -A Візуальний спосіб управління проектами.
• Прапор -A Спеціальна мітка проекту.
• Спілкування -з. З'єднання проекту з іншими елементами.
• Нагадування -Нотифікація термінів.
• Шифрування -Проахування конфіденційної інформації.
• Візуальний редактор -A Інструмент для форматування тексту.
• Архів -ЗАРАЗИ ЗАКОНУВАННЯ ПРОЕКТУВАННЯ.
• Категорія-це група, до якої включає завдання або напрямок.
• Спільний доступ-Можливість надати колегам доступ до завдання.
• AI (штучний інтелект)-артистичний інтелект, вбудований помічник для редагування, вдосконалення та аналізу тексту проектів.
• AES (Стандарт розширеного шифрування) -Крикрипт. Алгоритм, що використовується для захисту тексту проектів.
• Візуальна кількість відносин -A Інструмент для візуального відображення взаємозв'язків між проектами та іншими елементами системи.
• Візуальний редактор -A Зручний інструмент для форматування тексту з функціями додавання зображень, таблиць, посилань тощо.
• Вкладка "Зв'язок" -A Розділ, де ви можете приєднати пов’язані елементи (примітки, проекти, проекти, таблиці тощо) до завдання.
• Вкладка "Файли" -a Місце для приєднання зображень, документів та інших матеріалів до завдань.
• Вкладка "Прапори" -A Розділ, де встановлені спеціальні позначки для проектів, такі як "Архів", "Фаворити" або " Виділено ".
• Підрахунок -A Візуальна форма подання з'єднань між елементами, що полегшують управління даними.
• Диктант-Функція перетворення мови в текст для створення проектів голосом.
• Kanban Рада-таблиця, поділена на стовпці, що допомагає візуально стежити за прогресом проектів.
• Проекти категорії -A Група проектів, об'єднана в тему для зручного управління та пошуку.
• Клавіші ключа доступу-ключових комбінацій для швидкої продуктивності (наприклад, Ctrl+B для жирного тексту).
• Короткий огляд -ai Функція, щоб виділити ключові моменти тексту.
• Нагадування -A Інструмент для встановлення сповіщень про завдання, пов'язані з проектами.
• Статуси зобов’язань з Kanban -втоматичний рух проектів між стовпцями на основі їх статусів.
• Розширення тексту -AI, щоб додати деталі до короткого тексту.
• Сортування -A Інструмент для впорядкування проектів за категоріями, тегами, статусом чи іншими параметрами.
• Проекти статусу -A Роздобу поточного стану проекту (наприклад, "Важливо", "у роботі", "," готовий ").
• Тег -A мітка, яка спрощує групування та пошук проектів.
• Шаблонні проекти -а заготовка, яка може бути використана для створення типових проектів.
• Шифрування-Процес захисту проекту за допомогою пароля для підтримки конфіденційності.
• Елемент зв'язку -AN, пов'язаний з проектом (наприклад, документа, завдання чи таблиця).

Збережи посилання на цю сторінку