Як керувати таблицями в Elbuz

Таблиці в Elbuz - це як електронні схожі на Excel або Google Таблиці, де ви можете створювати, зберігати та керувати будь-якою інформацією у зручному табличному вигляді. Це ваш персональний інструмент для організації даних.

За допомогою таблиць ви зможете:

• 📈 Аналіз бізнес

• 💰 Враховувати гроші та витрати

• 🎯 Складати список цілей та планів розвитку

• 📱 Планувати публікації в соцмережах

• 📝 Зберігати важливу інформацію

Таблиці - це твій особистий інструмент для створення будь-яких списків та обліку важливої інформації, як цифровий зошит, лише розумний!

Починаємо роботу з таблицями

Відкрийте таблиці використовуючи ярлик на робочому столі чи через головне меню.
Щоб відкрити проекти через головне меню:

1. У головному меню виберіть розділ "Органайзер"
2. У меню виберіть пункт "Таблиці"

Огляд інтерфейсу керування таблицями

Вгорі вікна знаходяться кнопки керування таблицями, такі як:

• Створення таблиці
• Категорії таблиць
• Категорії календаря
• Статуси таблиць
• Візуальний граф зв'язків
• Пошук за статусами та іншими параметрами

Нижче кнопок керування знаходиться список таблиць з можливістю пошуку за ключовими словами. Відображення таблиць може бути як у вигляді списку, так і у вигляді карток.

Для режиму редагування необхідно натиснути на іконку "Олівець".

Зразковий вид режиму редагування таблиці.

Створення таблиці

Кожна таблиця містить основні поля:

• Назва (щоб зрозуміти, про що таблиця).
• Вміст (дані таблиці).

Як створити таблицю

1. Натисніть кнопку "+" у верхньому меню. При необхідності ви можете відразу вибрати категорію, де буде створено нову таблицю
   
   
2. Введіть назву таблиці
   
3. Заповніть дані в таблиці
   
4. За потреби прив'яжіть таблицю до проекту або завдання
5. Додайте теги для категоризації
6. Прикріпіть додаткові файли

Форматування тексту таблиці

Використовуйте кнопки форматування на панелі інструментів, щоб:

• Зробити текст жирним, курсивом, підкресленим або закресленим
• Змінити колір і тло тексту

Корисні Сполучення клавіш для роботи з текстом

Передбачені клавіші для спрощення форматування тексту. Ось найбільш корисні з них:

Основні сполучення клавіш:

• Ctrl+B — Напівжирний текст (Bold).
• Ctrl+I - Курсив (Italic).
• Ctrl+U - Підкреслення (Underline).

Скасування/повтор:

• Ctrl+Z — Скасувати (Undo).
• Ctrl+Y — Повторити (Redo).

Статуси таблиць

Кожна таблиця може мати один із статусів:

• 🆕 Нова
• ⚡ У роботі
• ✅ Завершено
• ⏸️ Призупинено
• ❌ Скасовано
• ➕Створюйте свої статуси, якщо потрібного немає у списку

Як змінити статус таблиці

1. Натисніть на поточний статус
2. Виберіть новий статус зі списку

Категорії таблиць та теги

Категорії та теги допомагають групувати та швидко знаходити потрібні таблиці.

Щоб додати категорію або тег:

1. Виберіть потрібну категорію зі списку. Якщо у списку немає категорії, можна створити нову через довідник категорій таблиць.
   
2. Вкажіть назву тега та натисніть клавішу Enter, щоб додати. Якщо тег був доданий раніше, він з'явиться у списку для вибору.

Пошук таблиць

Для швидкого пошуку таблиць використовуйте:

• Рядок пошуку вгорі сторінки - шукає за назвою та описом
• Фільтри за категоріями, тегами, статусами
• Можливе сортування та пошук за будь-якими полями в режимі відображення "Список"

Почніть вводити пошуковий запит, щоб швидко знайти потрібні таблиці. 🔍

Встановіть прапори для таблиць

Кожен прапор має своє призначення. Активуйте прапори, які підходять для ваших цілей:

Активність

• Що робить: Позначає таблицю як актуальну для вас.
• Коли використовувати: Для таблиць, з якими ви працюєте, і вони для вас актуальні.

Вибране

• Що робить: Поміщає таблицю до списку вибраних для швидкого доступу.
• Коли використовувати: Для часто використовуваних таблиць.

Закріплено вгорі

• Що робить: Закріплює таблицю в верхню частину списку.
• Коли використовувати: Для важливих таблиць, які завжди повинні бути під рукою.

Архів

• Що робить: Переміщує таблицю в архів .
• Коли використовувати: Для завершених таблиць, які потрібно зберегти, але видалити з активного використання.

Кошик

• Що робить: Переміщує таблицю в кошик для подальшого видалення.
• Коли використовувати: Для таблиць, які не потрібні.

Шаблон

• Що робить: Позначає таблицю як шаблон для повторного використання.
• Коли використовувати: Для створення базових заготовок, які можна копіювати.

Додавання файлів до таблиці

Функція додавання файлів дозволяє прикріпити до таблиці додаткові матеріали, такі як зображення чи інші таблиці. Це зручно для розширення інформації та зберігання пов'язаного контенту в одному місці.

Виконайте кроки нижче для успішного додавання файлів.

Крок №1 – Відкрийте вкладку "Файли"

Доступно два способи додавання файлів:

• З локального диска
• посилання

Додавання файлу з локального диска:

1. Натисніть кнопку "Вибрати файл".
2. Відкриється вікно вибору файлів на вашому комп'ютері.
3. Виберіть потрібний файл.
   • Підтримуються зображення, таблиці та інші популярні формати.
4. Натисніть "Відкрити" , після цього файл буде прикріплено до таблиці.

Додавання файлу за посиланням:

1. Натисніть кнопку "Додати файл за посиланням".
2. Введіть URL-адресу файлу в поле.
   • Переконайтеся, що посилання веде до файлу, який можна завантажити.
3. Натисніть "Додати" , щоб файл був завантажений та прикріплений до таблиці.

Крок №2 – Переконайтеся, що файл успішно додано

1. Після додавання файл з'явиться у списку прикріплених файлів.
2. Перевірте, що файл відображається коректно:
   • Для зображень буде видно їх попередній перегляд.
   • Для таблиць відображатиметься назва файлу.

Налаштування нагадувань та повідомлень про таблицю

Ви можете встановити нагадування для таблиць, щоб не забути про важливе.

Як налаштувати нагадування

1. Відкрийте вкладку "Нагадування" 🔔
2. Виберіть дату та час або введіть вручну.
3. Встановіть періодичність (якщо таблиця повторюється), доступні режими: разово, щоденно, щотижня, щомісяця, щорічно.

Тепер система надсилатиме вам повідомлення за заданим розкладом, доки таблиця не буде виконана. ⏰

При необхідності ви можете вказати категорію нагадування, це дозволить надалі більш ефективно використовувати календар подій, у якому ваші повідомлення будуть розподілені за папками.

Спільна робота з таблицями

Діліться таблицями з колегами та призначайте відповідальних. За замовчуванням таблиця видно тільки тому, хто його створив, якщо ви хочете щоб його побачив інший користувач, тоді відкрийте йому доступ.

Як відкрити доступ до таблиці

1. Відкрийте список користувачів
2. Виберіть користувачів, позначивши їх прапорцем

Шаблони таблиць

Використовуйте готові шаблони, щоб швидко створювати типові таблиці.

Як створити таблицю на основі шаблону

1. Поруч із кнопкою "Створити таблицю", натисніть на пункт "Вибрати шаблон".
2. Відобразиться список шаблонів для вибору.

Як створити новий шаблон таблиці

1. Створіть нову таблицю.
2. Заповніть поля.
3. Позначте прапор "Шаблон" у вкладці "Прапори".

Після цього ваш шаблон з'явиться у списку вибору шаблонів. Щоб шаблон був доступний всім користувачам, позначте потрібних у редагуванні таблиці.

Додавання зв'язків з таблицею

Функція додавання зв'язків дозволяє прикріпити до таблиці інші елементи, такі як нотатки, інші таблиці, проекти , завдання, таблиці, презентації, форми та таблиці. Це спрощує управління даними та створює візуальні зв'язки між елементами у вигляді графа.

Виконуйте покрокові інструкції для налаштування зв'язків.

Крок №1 – Перейдіть у вкладку "Зв'язки"

Ви побачите список вже доданих зв'язків або порожню область, якщо зв'язки ще не створені.

Крок №2 – Створення зв'язку

1. У верхній частині знайдіть кнопку з іконкою "+" .
2. Натисніть на цю кнопку, щоб відкрити список доступних елементів.

Крок №3 – Виберіть елемент для зв'язку

У списку ви побачите доступні типи елементів:

• Нотатки – для зв'язку з іншою нотаткою.
• Таблиці – для прив'язки до іншої таблиці.
• Проекти – для прикріплення до проекту.
• Завдання – для додавання важливого завдання.
• Презентації – для додавання зв'язку з презентацією.
• Форми – для зв'язку з формою.
• Документи – для підключення документа.

У списку елементів, що відкрився, спочатку буде вказано його тип, потім його ID і назву. Ви можете використовувати пошуковий рядок для швидкого знаходження елемента.

Крок №4 – Додайте зв'язок

1. Після вибору елемента натисніть кнопку "Вибрати".
2. Зв'язок з'явиться у списку зв'язків.

Крок №5 – Перевірте коректність зв'язків

1. Переконайтеся, що вибрані елементи відображаються у списку зв'язків.
2. За потреби натисніть іконку "Олівець", щоб відкрити пов'язаний елемент для редагування.
3. Вкажіть у колонці "Опис" примітку до зв'язку.

Як подивитися зв'язки у візуальному графі

Пов'язані елементи відображатимуться у візуальному графі для спрощення роботи із взаємозалежними даними. Граф дозволяє легко бачити взаємозв'язки між таблицями та проектами, відзначати пов'язані елементи та редагувати їх прямо з графа. Для цього відкрийте додаткове меню та виберіть пункт "Граф"

Відкриється інтуїтивно зрозуміла візуальна форма в якій абстрактна інформація буде пов'язана, ви зможете збільшити або зменшити масштаб, а також відкривати елементи для редагування прямо з графа.

Глосарій

• Таблиця - цифровий носій інформації, створений для фіксації, передачі та зберігання даних, що має практичну цінність.
• Теги — мітки для групування таблиць.
• Пріоритет - ступінь важливості таблиці.
• Виконавець - відповідальний за виконання.
• Статус - поточний стан таблиці.
• Канбан - візуальний спосіб управління таблицями.
• Прапор - спеціальна позначка таблиці.
• Зв'язок - з'єднання таблиці з іншими елементами.
• Нагадування - повідомлення про терміни.
• Шифрування - захист конфіденційної інформації.
• Візуальний редактор - інструмент форматування тексту.
• Архів - сховище завершених таблиць.
• Категорія - група, до якої відноситься таблиця за темою або напрямом.
• Спільний доступ - можливість надати колегам доступ до таблиці.
• AI (Artificial Intelligence) - Штучний інтелект, вбудований помічник для редагування, поліпшення та аналізу тексту таблиці.
• AES (Advanced Encryption Standard) - Алгоритм шифрування, що використовується для захисту тексту таблиці.
• Візуальний граф зв'язків — Інструмент для наочного відображення взаємозв'язків між таблицями та іншими елементами системи.
• Візуальний редактор — зручний інструмент для форматування тексту з функціями додавання зображень, таблиць, посилань і т.д.
• Вкладка "Зв'язки" — Розділ, де можна прикріпити до таблиці зв'язані елементи (нотатки, завдання, проекти, таблиці та ін.).
• Вкладка "Файли" — Місце для прикріплення зображень, файлів та інших матеріалів до таблиці.
• Вкладка "Прапори" — Розділ, де встановлюються спеціальні мітки для таблиць, такі як «Архів», «Вибране » або «Зашифровано».
• Граф — візуальна форма подання зв'язків між елементами, що полегшує керування даними.
• Диктування — Функція перетворення мови в текст для створення таблиць голосом.
• Дошка Канбан - Таблиця, розділена на колонки, яка допомагає візуально відстежувати прогрес роботи над таблицями.
• Категорія таблиці — Група таблиці, об'єднана за тематикою для зручного керування та пошуку.
• Клавіші швидкого доступу — Поєднання клавіш для швидкого виконання дій (наприклад, Ctrl+ B для жирного тексту).
• Короткий огляд — Функція AI для виділення ключових моментів тексту.
• Нагадування — Інструмент для встановлення повідомлень про таблиці.
• Прив'язка статусів до Канбан - Автоматичне переміщення таблиць між колонками на основі їх статусів.
• Розширення тексту - AI-функція для додавання деталей до короткого тексту.
• Сортування — Інструмент для впорядкування таблиць за категоріями, тегами, статусами або іншими параметрами.
• Статус таблиці - Відображення поточного стану таблиці (наприклад, "Важливо", "У роботі", "Готово" ).
• Тег — Мітка, що спрощує групування та пошук таблиць.
• Шаблон таблиці — Заготовка, яку можна використовувати для створення типових таблиць.
• Шифрування — Процес захисту таблиці паролем для збереження конфіденційності.
• Елемент зв'язку — Об'єкт, пов'язаний з таблицею (наприклад, завдання, проект або таблиця).

Збережи посилання на цю сторінку