Як керувати завданнями в Ельбузі

Завдання-Це перелік дій, які необхідно виконати для досягнення мети або вирішення певних ділових завдань. Наприклад, це може бути створення звіту, надсилання листа клієнту, моніторинг виконання замовлення або відвідування магазину на покупки. Завдання в Ельбузі допомагають планувати роботу, відстежувати прогрес і гарантувати, що нічого не буде забуто.

Використання завдань Ви можете:

• 📝 Структура вашої роботи
• 👥 Ефективно делегувати обов'язки
• 📅 Моніторинг термінів
• 🎯 Моніторинг прогресу проектів

Почніть працювати з завданнями

Відкрийте завдання за допомогою ярлика на робочому столі або через меню головного.
, щоб відкрити проекти через головне меню:

1. У головному меню виберіть розділ "Організатор"
#
2. У меню, що відкривається, виберіть "Завдання"

Огляд

У верхній частині вікна-кнопки завдань, такі як:

• Створення завдання
• Категорії завдань
• Категорія календаря
• Статус завдань
• Візуальний графік взаємозв'язків
• Пошук за статусами та іншими параметрами

Нижче кнопки управління-це список завдань з можливістю пошуку ключових слів. Відображення завдань може бути як у вигляді списку, так і у вигляді карт.

Робота з завданнями можлива в редагуванні чи перегляді.
Для режиму редагування потрібно натиснути на значок олівця, для режиму перегляду потрібно натиснути значок "Eye".

Орієнтовний тип режиму редагування завдань.

Також деякі поля можна редагувати безпосередньо у списку, не відкриваючи карту завдань.

Орієнтовний тип режиму перегляду проблеми

Створення завдання

Кожне завдання містить основні поля:

• Ім'я (щоб зрозуміти, що таке завдання).
• Опис (деталі, що потрібно зробити).
• Терміни (коли завдання слід виконати).
• Виконавець (який відповідає за виконання).

Як створити завдання

1. Натисніть кнопку "+" у верхній меню. Якщо необхідно, ви можете негайно вибрати категорію, де буде створено нове завдання
   
2. Введіть назву проблеми або негайно перейти до Опис проблеми (ім'я буде заповнено автоматично після закриття вікна).
   
   💡 Використовуйте: Використовуйте мікрофон, щоб не вводити вручну.
3. Заповніть опис у візуальному редакторі
   
   💡 корисно: диктуйте опис проблеми за допомогою мікрофона , виправте та виправте текст за допомогою AI, додайте зображення до завдання через генератор AI.
4. Виберіть виконавця зі списку працівників
   
5. Встановіть пріоритет (низький, середній , Високий)
6. Якщо необхідно, зав'яжіть завдання для проекту
7. Додати теги для категоризації
8. Додати файли

Форматування тексту проблеми

Використовуйте кнопки форматування на панелі інструментів:

• Встановіть заголовки (H1, H2, H3)
• Зробіть текст жиром, курсивом, підкреслений або перекреслений
• Змініть колір та фон тексту
• Створіть списки (пронумеровані та позначені)
• Вставте Посилання, зображення, відео, таблиці
• Додати блоки коду або цитату
• Додайте текст завдання за допомогою голосу (диктант)
• Змініть текст за допомогою штучного інтелекту

Корисні комбінації клавіш для роботи з текстом

Комбінації ключів надаються для спрощення форматування тексту. Ось найкорисніші з них:

Основні комбінації ключів:

• Ctrl +B -ПАЛЬ-ФАТ ТЕКСТ (жирній жирній).
• Ctrl+I -italic.
• Ctrl+u -Емфазування (підкреслення).
• Ctrl+Shift+S -нований текст (strikeThrough).

Вставте:

• Ctrl+Shift+V -insert без форматування (як текст).
• Ctrl+K -Insert або редагувати посилання (посилання).
• Ctrl+Shift+K -DELETE посилання.
• Ctrl+l -інсердування зображення.

Скасувати/повторити:

• Ctrl+z # # -cancel (скасувати).
• Ctrl+y -repeat (повтор).

Використовуйте AI, щоб змінити та доповнити текст проблеми

Дії AI, такі як:

• Чат AI
  Що робить: розмова або шукайте відповіді на запитання у форматі діалогу.
  Чому це необхідно: використовується для отримання консультацій, пояснень чи допомоги в режимі реального часу, будь то пошук інформації чи вирішення проблем .
• Короткий огляд вмісту
  Що робить: зменшує текст, виділяючи ключові моменти та основні ідеї.
  Навіщо вам потрібно: Зручно швидко ознайомитися з довгим текстом, щоб зрозуміти суть, не вивчаючи всіх деталей.
• Виправлення та вдосконалення стилю тексту
  Що робить: Виправляє правопис, граматичні помилки та покращує стиль тексту.
  Навіщо вам потрібно: підходить для підвищення якості тексту, що робить його більш читабельним, професійним або адаптованим для цільової аудиторії.
• Розширення короткого тексту
  Що робить: Розробляє лаконічні тексти, додаючи деталі, приклади та пояснення.
  Навіщо вам потрібно: корисно для створення більш інформативного вмісту, додавання контексту або збагачення тексту новими ідеями.
• Переклад тексту на іншу мову
  Що робить: перекладає текст з однієї мови на іншу, зберігаючи початковий сенс.
  Навіщо вам потрібно: використовується для створення багатомовного вмісту, спілкування з людьми з різних країн або вивчення мов.

Ви можете додати інші дії, для цього вам потрібно додати новий шаблон, що вказує на проблему (промислову) для ШІ, після цього вона з’явиться у списку для вибору.

Як використовувати AI Assistant для роботи з завданням

Крок 1-Селекція тексту

1. Виберіть потрібний текст (не обов'язково)
2. Натисніть праву кнопку миші над вибраним текстом
3. Виберіть Необхідна дія

Крок 2-Запас Ai

Вікно AI AI, в якому буде вибраний текст.

1. Змініть текст, перш ніж надсилати в AI (якщо потрібно)
2. Клацніть "Надіслати"
3. Відповідь від AI у візуальному редакторі
4. Змініть текст AI (при необхідності)
5. у Екранний буфер для вставки
6. або вставте новий текст безпосередньо у візуальний редактор завдання, щоб замінити раніше виділений текст, натисніть кнопку "Зліва".

У цьому прикладі вибраний текст був розширений для деталізації завдання.

Статуси завдань

Кожне завдання може мати Один із статусів:

• 🆕 Новий
• 📋 Призначено
• ⚡ У роботі
• 🔍 при перевірці
• 🔄 Потрібна уточнення
• ✅ завершено
• ⏸ призупинено
• 🚫 заблоковано
• ❌ скасовано
• ➕
• ➕ Створіть свої статуси, якщо необхідне не на

Як змінити стан проблеми №

1. Клацніть на поточний стан №
2. , виберіть новий статус зі спадного списку

Категорії завдань та тегів

Категорії та теги довідки Група та швидко Знайдіть необхідні завдання.

, щоб додати категорію або тег:

1. Виберіть потрібну категорію зі списку. Якщо категорія немає у списку, ви можете створити нову через довідкову книгу категорій завдань.
   
2. Вкажіть ім'я тегу та натисніть клавішу Enter, щоб додати. Якщо тег був доданий раніше, то він з’явиться у списку для вибору.

Пошук завдань

Для швидкого пошуку завдань використовуйте:

• Пошуковий рядок у верхній частині пошуків сторінок для імені та опису
• Фільтри за категоріями, тегами, статусами
• -це можливе сортування та пошук за будь-якими полями в режимі дисплея "Список"

Почніть вводити пошуковий запит, щоб швидко знайти необхідні завдання. 🔍

Встановіть прапори для завдань

Кожен прапор має своє призначення. Активуйте прапори, які підходять для ваших цілей:

Діяльність

• Що робить: відзначає завдання як відповідне для ти.
• Коли використовувати: Для завдань, з якими ви працюєте, і вони відповідні для вас.

Вибране

• Що робить: Вкладає завдання у список вибраних швидкий доступ.
• Коли використовувати: для часто використовуваних завдань.

фіксується у верхній

• Що робить: виправляє завдання у верхній частина списку.
• Коли використовувати: для важливих завдань, які завжди повинні бути під рукою.

Архів

• Що робить: переміщує завдання до архіву.
• Коли використовувати: для виконаних завдань, які потрібно зберегти, але видалити з активного використання.

Кошик

• Що робить: переміщує завдання до кошика для подальшого видалення.
• Коли використовувати: для завдань, які більше не потрібні.

Шаблон

• Що робить: позначає завдання як шаблон для повторного використання .
• Коли використовувати: створити основні заготовки, які можна скопіювати.

зашифровано

• Що робить: шифрувати текст завдання за допомогою пароля.
• Коли використовувати: для конфіденційних даних.

Візуальний редактор

• Що робить: включає розширені інструменти форматування.
• Коли використовувати: для завдань, де потрібно використовувати дизайн, наприклад, виділення тексту, таблиці чи списків.

Додати файли до задачі

Файл, що додає файл, дозволяє приєднати додаткові матеріали, такі як зображення або документи. Це зручно для розширення інформації та зберігання пов'язаного вмісту в одному місці.

Виконайте кроки нижче, щоб успішно додати файли.

Крок № 1-внаслідок вкладки "Файли"

Два способи до Додати файли доступні:

• з локального диска
• за посиланням

Додайте файл з локального диска:

1. Натисніть кнопку "Виберіть файл".
2. Вікно вибору файлу на вашому комп’ютері відкриється.
3. Виберіть потрібний файл.
   • Підтримка зображень, документів та інших популярних форматів.
4. Натисніть "Відкрити", після цього файл буде приєднаний до завдання.

Додати файл за посиланням:

1. Натисніть кнопку "Додайте файл до посилання".
2. Введіть файл URL у поле, що виникає.
   • Переконайтесь, що посилання призводить до файлу, який можна завантажити.
3. Натисніть "Додати", щоб файл був завантажений та приєднаний до завдання.

КРОК № 2-ЗАПИСКУ Впевнений, що файл успішно додається

1. Після додавання файл з’явиться у списку вкладених файлів.
2. Перевірте, чи відображається файл правильно:
   • Для зображень буде видно попередній вигляд.
   • Ім'я файлу відображатиметься для документів.

Налаштування нагадувань та сповіщень завдання

Встановіть нагадування для завдань, щоб не забути про важливе.

Як налаштувати нагадування

1. Відкрийте "Нагадування" 🔔
2. Виберіть дату та час або введіть вручну.
3. Встановіть частоту (якщо завдання повторюється), режими доступні: один раз, щодня, щотижня, щомісяця, щорічно.

Тепер система надішле вам сповіщення за заданим графіком до виконання завдання. ⏰

Якщо необхідно, ви можете вказати категорію нагадування, це ще більше використовуватиме календар подій Надалі, в якому ваші сповіщення будуть розподілені папками.

Спільна робота з завданнями

Поділіться завданнями з колегами та призначте відповідальні. За замовчуванням завдання видно лише тому, хто створив його, якщо ви хочете, щоб інший користувач побачив його, а потім відкрити його доступ.

Як відкрити доступ до проблеми

1. Відкрийте список користувачів
2. Виберіть користувачів, відзначаючи їх з прапором

Завдання

Використовуйте готові шаблони для швидкого створення стандартних завдань.

Як створити завдання на основі

1. Кнопка "Створіть завдання", натисніть на "Виберіть шаблон".
2. З’явиться список шаблонів.

Як створити новий шаблон завдання

1. Створіть нове завдання.
2. Заповніть необхідні поля.
3. Позначте прапор "Шаблон" на вкладці Прапор.

Після цього ваш шаблон з’явиться у списку вибору шаблонів. Для того, щоб шаблон був доступним для всіх користувачів, позначте завдання, необхідні для редагування.

Шифрування тексту проблеми

Функція шифрування дозволяє захистити текстовий опис проблеми, щоб тільки ви могли переглянути або відредагуйте їх за допомогою пароля. Дані зашифровані за допомогою надійного алгоритму AES, а пароль зберігається виключно в локальному сховищі вашого браузера і не доступний третім сторонам. Ця можливість забезпечує надійний захист вашої інформації.

Як захистити текст завдання

1. Відкрийте вкладку "Прапори".
2. У списку доступних прапорів встановіть галочку навпроти елемента "кристатації".
   
3. Після активації прапора "шифрування" буде відображено для введення пароля.
   Введіть надійний пароль. Рекомендації щодо пароля: довжина принаймні 8 символів. Використовуйте листи, цифри та спеціальні символи.
   Підтвердьте запис пароля, натиснувши кнопку ОК.
   
   💡 Важливо: пароль зберігається в локальному сховищі вашого браузера. Якщо ви зміните браузер або видалить дані з кешу, доступ до тексту завдання не буде можливим без повторного введення пароля. Якщо ви забули пароль, завдання залишиться зашифрованим, а доступ до вмісту буде неможливим. Немає можливості відновити пароль. Ми рекомендуємо зберігати пароль у безпечному місці.

Шифрування нових завдань

Ви можете активувати шифрування за замовчуванням при створенні нових завдань у певних категоріях, наприклад , це можуть бути категорії "особисті", "роздуми" та інші.
Щоб активувати цей режим, відкрийте довідкову книгу категорій завдань та змініть налаштування необхідної категорії, встановивши прапор "шифрування"

Додавання з'єднань із завданням

Функція додавання зв'язків дозволяє приєднати інші елементи до завдання, наприклад Примітки, інші завдання, проекти, документи, презентації, форми та таблиці. Це спрощує управління даними та створює візуальні з'єднання між елементами у вигляді графіка.

Дотримуйтесь покрокових інструкцій щодо налаштування зв'язків.

Крок № 1-ходу на вкладку "Зв'язок"

Ви будете Перегляньте список, які вже додані з'єднання або порожню область, якщо з'єднання ще не створені.

Крок № 2-х створення з'єднання

1. У верхній частині знайдіть кнопку з "+"+".
2. Натисніть на цю кнопку, щоб відкрити список доступних елементів.

Крок № 3-Вибір елемента для зв'язку

У списку, який з’являється, ви побачите доступні типи елементів:

• Примітки-Для спілкування з іншою нотою.
• Завдання-Для посилання на інше завдання.
• Проекти-Для приєднання до проекту.
• Документи-Додати важливий документ.
• Презентація-Для додавання з'єднання з презентацією.
• Форма-Для спілкування з формою.
• Таблиця №-Для підключення таблиці.

У списку відкритих елементів, спочатку буде вказаний його тип, потім його ідентифікатор та ім’я. Ви можете використовувати панель пошуку для швидкого пошуку елемента.

Крок № 4-Додавання З'єднання

1. Після вибору елемента натисніть кнопку "Виберіть".
2. З'єднання з’явиться у списку з'єднань.

Крок № 5 Перевірте правильність з'єднань

1. Переконайтесь, що вибрані елементи відображаються у списку з'єднань.
2. Якщо необхідно, натисніть піктограму олівця, щоб відкрити зв'язаний елемент для редагування.
3. Вкажіть у стовпці "Опис" Примітка до з'єднання.

Як подивитися на з'єднання у візуальному стовпці

Елементи, що стосуються, відображатимуться у візуальному стовпці до спростити роботу з взаємопов'язаними даними. Графік дозволяє легко бачити взаємозв'язок між завданнями та проектами, позначити пов'язані елементи та редагувати їх безпосередньо з графіка. Для цього відкрийте додаткове меню та виберіть пункт "Count"

Інтуїтивна візуальна форма в Яка абстрактна інформація відкриється, вона буде підключена, ви можете збільшити або зменшити шкалу, а також відкрити елементи безпосередньо з графіка для редагування.

Розміщення завдання на Kanban

Функція на Правління Kanban дозволяє ефективніше організовувати завдання та керувати їх реалізацією.

Правління Kanban-це простий візуальний інструмент для організації робочого процесу.
З ним ви можете:

• відстежувати хід завдання
• Збільшити Продуктивність роботи
• Ефективно керувати проектами

Принцип роботи:

1. Плата поділяється на стовпці відповідно до етапів виконання
2. Завдання видаються у вигляді карт-siza
3. картки переміщуються між стовпцями як

Ця система дозволяє чітко бачити стан кожного завдання та швидко керувати робочим процесом.

Як поставити завдання на дошці

1. Відкрийте вкладку "Додатково"
2. Клацніть на полі вибору дошки. У списку Drop -Down виберіть плату, на якій ви хочете поставити завдання.

Ви можете вручну розміщувати завдання на дошках, а також налаштувати автоматичне Рух по колонках Канбана при зміні статусу завдання. За замовчуванням Elbuz вже готовий -створені налаштування Канбана, але ви можете змінити їх індивідуально для себе. Конфігурація автоматичного руху елементів уздовж стовпців Канбана детально описана в окремому розділі керівництва «дощок». Короткий опис: У налаштуваннях дощок Канбан визначте, які статуси пов'язані з якими стовпцями. Наприклад:
статус "новий" = стовпець "нові завдання".
Статус "У роботі" = стовпчик "У процесі".
Статус "завершено" = стовпчик "готовий".

Глосарій

• Завдання -A Одиниця роботи, що вимагає виконання
• Теги -Tags для групування завдань
• Пріоритет-Ступінь важливості завдання №
• Виконавець -Немонстрація для виконання
• Статус- Поточний стан завдання
• Kanban -A Візуальний метод для управління завданнями
• Прапор № -A Спеціальна позначка завдання
• З'єднання -Комбінація проблеми з іншими Елементи
• Нагадування -Нотифікація Умов
• Шифрування -захист конфіденційної інформації
• Візуальний редактор -A Інструмент для форматування тексту
• Архів -забезпечення завершених завдань
• Категорія Група, яка включає завдання теми чи напрямку.
• Спільний доступ-Можливість надати колегам доступ до завдання.
• AI (штучний інтелект)-артистичний інтелект, вбудований помічник для редагування, вдосконалення та аналізу тексту завдань.
• AES (Стандарт розширеного шифрування) -енкрипт. Алгоритм, що використовується для захисту тексту завдань.
• Візуальна кількість відносин -A Інструмент для візуального відображення взаємозв'язків між завданнями та іншими елементами системи.
• Візуальний редактор -A Зручний інструмент для форматування тексту з функціями додавання зображень, таблиць, посилань тощо.
• Вкладка "Зв'язок" -A Розділ, де ви можете приєднати пов’язані елементи (примітки, завдання, проекти, таблиці тощо) до завдання.
• Вкладка "Файли" -A Місце для приєднання зображень, документів та інших матеріалів до завдань.
• Вкладка "Прапори" -A Розділ, де встановлені спеціальні позначки для завдань, такі як "Архів", "Вибрана" або " зашифровано ".
• Підрахунок -A Візуальна форма подання з'єднань між елементами, що полегшують управління даними.
• Диктант №-Функція перетворення мови в текст для створення завдань голосу.
• Kanban Плата-таблиця, поділена на стовпці, що допомагає візуально стежити за прогресом у завданнях.
• Категорія завдань -A Група завдань, об'єднана в тему для зручного управління та пошуку.
• Клавіші ключа-ключових комбінацій для швидкої продуктивності (наприклад, Ctrl+B для жирного тексту).
• Короткий огляд -AI Функція, щоб виділити ключові моменти тексту.
• Нагадування -A Інструмент для встановлення сповіщень про завдання, пов'язані з завданнями.
• Зв'язані статуси з Kanban -втоматичний рух завдань між стовпцями на основі їх статусів.
• Розширення тексту -AI, щоб додати деталі до короткого тексту.
• Сортування -A Інструмент для впорядкування завдань за категоріями, тегами, статусами чи іншими параметрами.
• Статус завдання -a Відображення поточного стану завдання (наприклад, "Важливо", "в роботі "," готовий ").
• Тег -A мітка, яка спрощує групування та пошук завдання.
• Шаблон завдання-це заготовка, яку можна використовувати для створення типових завдань.
• Шифрування-Процес захисту завдання за допомогою пароля для підтримки конфіденційності.
• Елемент зв'язку -ан, пов'язаний із завданням (наприклад, документом, проектом чи таблицею).

Збережи посилання на цю сторінку