Як керувати документами в Ельбузі

Документи в Elbuz-це інструмент для створення та зберігання важливих текстових файлів безпосередньо в системі, подібній до Word або Google, до документів. Тут ви можете писати, редагувати та зберігати різні документи, пов’язані з вашим бізнесом, а не тільки.

Використання документів Ви можете:

• ✅ Створіть детальні інструкції для працівників
• 📚 Зберігайте важливі правила та правила роботи Компанії
• 🤝 Поділитися документами з іншими користувачами Системи
• ✏ Формат тексту (виділяйте жирами, курсивом, створення списків)
• 📑 Створіть шаблони часто використовуваних документів
• 🗂 Систематизувати документи на папках
• 🔍 швидко знайдіть необхідну інформацію через пошук
• 🖨 Друк Документи, якщо це необхідно
• 📤 Експортні документи до популярних форматів

Основна перевага: Усі важливі документи зберігаються в одному місце і доступні для всіх користувачів з відповідними правами доступу.

Різниця між документами та примітками:

• Детально , Структуровані тексти офіційного чи робочого характеру, які зазвичай мають певний формат і багато разів використовуються різними працівниками. Вони більш формальні і часто потребують форматування тексту.
• Примітки-короткі, швидкі нотатки для особистого використання або невеликих нагадувань. Наприклад: "Зателефонуйте постачальнику в четвер" або "Перевірте останки товарів № 245".

Почніть працювати з документами

Відкрийте документи за допомогою ярлика на робочому столі або через головне меню.
, щоб відкрити проекти через головне меню:

1. У головному меню виберіть розділ "Організатор"
#
2. У меню, що відкривається, виберіть "Документи"

Огляд управління документами #Interface

У верхній частині вікна-кнопки управління документами, такі як:

• Створення документа
• Категорії документів
• Категорія календаря
• Статуси документів
• Візуальний графік зв'язків
• Пошук за статусами та іншими параметрами

Під кнопками управління є список документів з можливістю пошуку ключових слів. Відображення документів може бути як у вигляді списку, так і у вигляді карт.

Робота з документами можлива при редагуванні чи перегляді.
Для режиму редагування потрібно натиснути на значок олівця, для режиму перегляду потрібно натиснути значок "Eye".

Орієнтовний тип редагування документа.

Також деякі поля можна редагувати безпосередньо у списку, не відкриваючи карту документа.

Орієнтовний тип режиму перегляду документа

Створення документа

Кожен документ містить основні поля:

• Ім'я (щоб зрозуміти, про що йдеться у документі).
• Опис (Деталі).

Як створити документ

1. Натисніть кнопку "+" у верхній меню. Якщо необхідно, ви можете негайно вибрати категорію, де новий документ
   
2. Заповніть текст у візуальному редакторі №
   
3. 
   💡 корисно: диктуйте текст документа за допомогою мікрофона, виправте та виправте текст за допомогою AI, додайте зображення до документа через генератор AI.
4. Введіть ім'я документа (якщо ім'я порожнє, то воно буде заповнено автоматично після закриття вікна).
   
5. Виберіть виконавця зі списку працівників
   
6. Встановіть пріоритет (низький, середній, високий)
7. , якщо необхідно, прив’яжіть документ до проекту
8. Додати Теги для категоризації
9. Додайте додаткові файли

Форматування тексту документа

Використовуйте кнопки форматування на панелі інструментів до:

• Встановіть заголовки (H1, H2, H3)
• Зробіть текст жиром, курсивом, підкреслений або підкреслений перехрещений
• Змініть колір та фон тексту
• Створіть списки (пронумеровані і позначено)
• Посилання, зображення, відеоролики, таблиці
• Додати блоки або котирування коду
• Додати текстові документи за голосом (диктант)
• Змініть текст за допомогою штучного інтелекту

Корисні комбінації ключів для роботи для роботи З текстом №

надаються класи для спрощення форматування тексту. Ось найкорисніші з них:

Основні комбінації клавіш:

• Ctrl+B -Half-Fat Text (жирна).
• Ctrl+I -italic (Італійський).
• Ctrl+u -Емфазування (підкреслення).
• Ctrl+Shift+S -Кресований текст (вражений).

Вставте:

• Ctrl+Shift+v -insert без форматування (як текст).
• Ctrl+K -insert або редагувати посилання (посилання).
• Ctrl+Shift+k -DELETE посилання.
• Ctrl+l -insert зображення.

Скасувати/повторити:

• Ctrl+z # # # -cancel (скасувати).
• Ctrl+y -repeat (повтор).

Використовуйте AI, щоб змінити та доповнити текст документа

Дії AI, такі як:

• Чат AI
  Що робить: розмова або шукайте відповіді на запитання у форматі діалогу.
  Навіщо вам потрібно: використовується для отримання консультацій, пояснень чи допомоги в режимі реального часу, будь то пошук інформації чи вирішення проблем.
• Короткий огляд вмісту
  Що робить: зменшує текст, виділяючи ключові моменти та основні ідеї.
  Навіщо вам потрібно: Зручно швидко ознайомитися з довгим текстом, щоб зрозуміти суть, не вивчаючи всіх деталей.
• Виправлення та вдосконалення стилю тексту
  Що робить: Виправляє правопис, граматичні помилки та покращує стиль тексту.
  Навіщо вам потрібно: підходить для підвищення якості тексту, що робить його більш читабельним, професійним або адаптованим для цільової аудиторії.
• Розширення короткого тексту
  Що робить: Розробляє лаконічні тексти, додаючи деталі, приклади та пояснення.
  Навіщо вам потрібно: корисно для створення більш інформативного вмісту, додавання контексту або збагачення тексту новими ідеями.
• Переклад тексту на іншу мову
  Що робить: перекладає текст з однієї мови в іншу, зберігаючи початковий сенс.
  Навіщо вам потрібно: використовується для створення багатомовного вмісту, спілкування з людьми з різних країн або вивчення мов.

Ви можете додати інші дії. Для цього вам потрібно додати новий шаблон, що вказує на документи (промислові) для AI, після цього він з’явиться у списку для вибору.

Як використовувати AI Assistant для роботи з документом

Крок 1-Селекція тексту

1. Виберіть потрібний текст (не обов'язково)
2. Натисніть кнопку правої миші над вибраним текстом
3. Виберіть Необхідна дія

Крок 2-перемикання AI

відкриє вікно AI AI, в якому буде вибраний текст.

1. Змініть текст, перш ніж надсилати в AI (якщо потрібно)
2. Клацніть "Надіслати"
3. Відповідь AI у візуальному редакторі
4. Змініть текст AI (якщо потрібно)
5. у буфер обміну для вставки в документ №
6. або вставте новий текст безпосередньо у візуальний редактор для заміни раніше виділеного тексту, натисніть кнопку "ліворуч".

У цьому прикладі вибраний текст для деталізації документа був розширений.

Статуси документів

Кожен документ може мати Один із статусів:

• 🆕 Новий
• ⚡ У роботі
• ✅ Завершено
• ⏸ призупинено
• ❌ Скасовано
• ➕ Створіть свої статуси, якщо необхідні не є необхідним списком

Як змінити стан документа

1. Клацніть далі Поточний статус
2. Виберіть новий статус зі спадного списку

#

Документи та теги

Категорії та теги допоможуть групу та швидко знайти необхідні документи.

, щоб додати категорію або тег:

1. Виберіть потрібну категорію зі списку. Якщо категорія немає у списку, ви можете створити нову через довідкову книгу категорій документів.
   
2. Вкажіть ім'я тегу та натисніть клавішу Enter, щоб додати. Якщо тег був доданий раніше, то він з’явиться у списку для вибору.

Пошук документів

Для швидкого пошуку документів використовуйте:

• Пошук у верхній частині пошуку сторінок для імені та опису
• Фільтри за категоріями, тегами, статусами
• Можна сортувати та шукати будь-яке поле в режимі дисплея "Список"

Почніть вводити пошуковий запит, щоб швидко знайти необхідні документи. 🔍

Встановіть прапори для документів

Кожен прапор має своє призначення. Активуйте прапори, які підходять для ваших цілей:

Діяльність

• Що робить: Desias Документ як відповідний ти.
• Коли використовувати: Для документів, з якими ви працюєте, і вони є актуальними для вас.

Вибране

• Що робить: ставить документ у список вибраних для швидкого доступ.
• Коли використовувати: для часто використовуваних документів.

Виправлено у верхній

• Що робить: виправляє документ у верхній частині списку.
• Коли використовувати: для важливих документів, які завжди повинні бути під рукою.

Архів

• Що робить: переміщує документ до архіву.
• Коли використовувати: для завершених документів, які потрібно зберегти, але видалити з активного використання.

Кошик

• Що робить: переміщує документ до кошика для подальшого видалення.
• Коли використовувати: для документів, які більше не потрібні.

Шаблон

• Що робить: документ позначає як шаблон для повторного використання .
• Коли використовувати: створювати основні заготовки, які можна скопіювати.

зашифровано

• Що робить: шифрує текстові документи за допомогою пароля.
• Коли використовувати: для конфіденційних даних.

Візуальний редактор

• Що робить: Включає вдосконалені інструменти форматування.
• Коли використовувати: для документів, де вам потрібно використовувати дизайн, наприклад, виділення тексту, таблиці чи списків.

Додати файли до документа

Файл, що додає файл, дозволяє приєднати додаткові матеріали до документа, такий як зображення чи інші документи. Це зручно для розширення інформації та зберігання пов'язаного вмісту в одному місці.

Виконайте кроки нижче, щоб успішно додати файли.

Крок № 1-внаслідок вкладки "Файли"

Два способи до Додати файли доступні:

• з локального диска
• за посиланням

Додайте файл з локального диска:

1. Натисніть кнопку "Виберіть файл".
2. Вікно вибору вікна на комп’ютері відкриється.
3. Виберіть потрібний файл.
   • Підтримка зображень, документів та інших популярних форматів.
4. Натисніть "Відкрити" Після цього файл буде приєднаний до документ.

Додати файл за посиланням:

1. Натисніть кнопку "Додайте файл до посилання".
2. Введіть файл URL у поле, що виникає.
   • Переконайтесь, що посилання призводить до файлу, який можна завантажити.
3. Натисніть "Додати", щоб файл був завантажений та приєднаний до документ.

КРОК № 2-ЗАПИСКУ Впевнений, що файл успішно додається

1. Після додавання файл з’явиться у списку вкладених файлів.
2. Перевірте, чи відображається файл правильно:
   • Для зображень буде видно попередній перегляд.
   • Ім'я файлу відображатиметься для документів.

Налаштування нагадувань та сповіщень про документ

Встановіть нагадування для документів, щоб не забути про важливе.

Як налаштувати нагадування

1. Відкрийте "нагадування" 🔔
2. Виберіть дату та час або введіть вручну.
3. Встановіть частоту (якщо документ повторюється), режими доступні: один раз, щоденний, щотижня, щомісяця, щорічно.

Тепер система надішле вам сповіщення про заданий графік до завершення документа. ⏰

Якщо необхідно, ви можете вказати категорію нагадування, це ще більше використовуватиме календар подій Надалі, в якому ваші сповіщення будуть розподілені папками.

Спільна робота з документами

Поділіться документами з колегами та призначення відповідальних. За замовчуванням документ видно лише тому, хто його створив, якщо ви хочете, щоб інший користувач побачив його, а потім відкрити його доступ до нього.

Як відкрити доступ до документа

1. Відкрийте список користувачів
2. Виберіть користувачів, позначаючи їх прапором

Шаблони документів

Використовуйте готові шаблони для швидкого створення стандартних документів.

Як створити документ на основі

1. Кнопка "Створіть документ", натисніть на точку " Виберіть шаблон ".
2. Буде список шаблонів для вибору.

Як створити новий шаблон документа

1. Створіть новий документ.
2. Заповніть необхідні поля.
3. Позначте прапор "Шаблон" на вкладці Прапор.

Після цього ваш шаблон з’явиться у списку вибору шаблонів. Для того, щоб шаблон був доступний для всіх користувачів, позначте документ, необхідний для редагування.

Шифрування тексту документа

Функція шифрування дозволяє захистити текст опису документа, щоб тільки ви могли переглянути лише або відредагуйте їх за допомогою пароля. Дані зашифровані за допомогою надійного алгоритму AES, а пароль зберігається виключно в локальному сховищі вашого браузера і не доступний третім сторонам. Ця можливість забезпечує надійний захист вашої інформації.

Як захистити текст документа

1. Відкрийте вкладку "Прапори".
2. У списку доступних прапорів встановіть галочку навпроти елемента "Cryptation".
   
3. Після активації прапора "шифрування" буде відображено вікно для введення пароля.
   Введіть надійний пароль. Рекомендації щодо пароля: довжина принаймні 8 символів. Використовуйте листи, цифри та спеціальні символи.
   Підтвердьте запис пароля, натиснувши кнопку ОК.
   
   💡 Важливо: пароль зберігається в локальному сховищі вашого браузера. Якщо ви зміните браузер або видалить дані з Kesh, доступ до текстових документів не буде можливим без повторного введення пароля. Якщо ви забули пароль, текст документа залишатиметься зашифрованим, а доступ до вмісту буде неможливим. Немає можливості відновити пароль. Ми рекомендуємо зберігати пароль у безпечному місці.

Шифрування нових документів

Ви можете активувати шифрування за замовчуванням при створенні нових документів, розташованих у певній категорії, Наприклад, це можуть бути категорії "особисті", "роздуми" та інші.
Щоб активувати цей режим, відкрийте довідкову книгу категорій документів та змініть налаштування необхідної категорії, налаштувавши прапор "шифрування"

Додавання з'єднань з документом

Функція додавання зв'язків дозволяє приєднати інші елементи до документа, наприклад Примітки, інші документи, проекти, завдання, документи, презентації, форми та таблиці. Це спрощує управління даними та створює візуальні з'єднання між елементами у вигляді графіка.

Дотримуйтесь покрокових інструкцій щодо налаштування зв'язків.

Крок № 1-ходу на вкладку "Зв'язок"

Ви будете Перегляньте список, які вже додані з'єднання або порожню область, якщо з'єднання ще не створені.

Крок № 2-х створення з'єднання

1. У верхній частині знайдіть кнопку з "+"+".
2. Натисніть на цю кнопку, щоб відкрити список доступних елементів.

Крок № 3-Сехерування елемента зв'язку

У списку, який з’являється, ви побачите доступні типи елементів:

• Примітки-Для спілкування з іншою нотою.
• Документи-Для посилання на інший документ.
• Проекти-Для приєднання до проекту.
• Завдання-Додати важливе завдання.
• Презентація -Ди додайте з'єднання з презентацією.
• Форма-Для спілкування з формою.
• Таблиця №-Для підключення таблиці.

У списку відкритих елементів, його тип буде вказаний спочатку, потім його ідентифікатор та ім'я. Ви можете використовувати панель пошуку для швидкого пошуку елемента.

Крок № 4-Додавання З'єднання

1. Після вибору елемента натисніть кнопку "Виберіть".
2. З'єднання з’явиться у списку з'єднань.

Крок № 5 Перевірте правильність з'єднань

1. Переконайтесь, що вибрані елементи відображаються у списку з'єднань.
2. Якщо необхідно, натисніть піктограму олівця, щоб відкрити зв'язаний елемент для редагування.
3. Вкажіть у стовпці "Опис" Примітка до з'єднання.

Як переглянути з'єднання у візуальному стовпці

Елементи, що стосуються, відображатимуться у візуальному стовпці до спростити роботу з взаємопов'язаними даними. Графік дозволяє легко бачити взаємозв'язок між документами та проектами, позначити пов'язані елементи та редагувати їх безпосередньо з графіка. Для цього відкрийте додаткове меню та виберіть пункт "Count"

Інтуїтивна візуальна форма в Яка абстрактна інформація відкриється, вона буде підключена, ви можете збільшити або зменшити шкалу, а також відкрити елементи безпосередньо з графіка для редагування.

Глосарій

• Документ -Digital Перевізник інформації, створена для фіксації, передачі та зберігання даних, яка має практичну цінність.
• Теги -Tags для групування документів.
• Пріоритет-ступінь важливості документа.
• Виконавець -з відповідальний для виконання.
• Статус -йомений стан документа.
• Kanban -A Візуальний метод управління документами.
• Прапор -A Спеціальний знак документа.
• Зв'язок -замклубних документів з іншими елементами.
• Нагадування -Нотифікація термінів.
• Шифрування -захист конфіденційної інформації.
• Візуальний редактор -A Інструмент форматування інструменту.
• Архів -ЗАРАЗИ ЗАКОНУВАННЯ ЗАКЛЮЧЕННЯ.
• Категорія -A Група, до якої включає документ на тему чи напрямок.
• Спільний доступ-Можливість надати колегам доступ до документа.
• AI (штучний інтелект)-артистичний інтелект, вбудований помічник для редагування, вдосконалення та аналізу тексту документа.
• AES (Стандарт розширеного шифрування) -енкриптайний алгоритм, що використовується для захисту тексту документа.
• Візуальна кількість відносин -A Інструмент для візуального відображення взаємозв'язків між документами та іншими елементами системи.
• Візуальний редактор -A Зручний інструмент для форматування тексту з функціями додавання зображень, таблиць, посилань тощо.
• Вкладка "Зв'язок" -A Розділ, де ви можете приєднати пов’язані елементи (примітки, завдання, проекти, таблиці тощо) до документ).
• Вкладка "Файли" -A Місце для приєднання зображень, файлів та інших матеріалів до документа.
• вкладка "прапори" -a розділ, де встановлені спеціальні позначки для документів, такі як "архів", "фаворити" або " Виділено ".
• Підрахунок -A Візуальна форма подання з'єднань між елементами, що полегшують управління даними.
• Диктант-Функція перетворення мови в текст для створення документів у голосі.
• Kanban -A, поділена на стовпці, що допомагає візуально контролювати хід документів.
• Категорія документа -A Група документа, поєднаної з цього питання для зручного управління та пошуку.
• Ключ клавіш доступу-ключових комбінацій для швидкої продуктивності (наприклад, Ctrl+B для жирного тексту).
• Короткий огляд -ai Функція, щоб виділити ключові моменти тексту.
• Нагадування -A Інструмент для встановлення сповіщень про документи.
• Обов’язкові статуси до Kanban -втоматичний рух документів між стовпцями на основі їх статусів.
• Розширення тексту -AI, щоб додати деталі до короткого тексту.
• Сортування -A Інструмент для впорядкування документів за категоріями, тегами, станом чи іншими параметрами.
• Статус документа -a Відображення поточного стану документа (наприклад, "важливо", "на роботі "," готовий ").
• Тег -A мітка, яка спрощує групування та пошук документів.
• Шаблон документа-це заготовка, яку можна використовувати для створення типових документів.
• Шифрування-Процес захисту документів за паролем для підтримки конфіденційності.
• Елемент зв'язку -AN Об'єкт, пов'язаний з документом (наприклад, завдання, проект чи таблиця).

Збережи посилання на цю сторінку