Apprenez à attribuer correctement des tâches aux subordonnés : 5 étapes simples

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certaines équipes réussissent et d'autres non ? Tout dépend de la **comment** vous attribuez des tâches à vos subordonnés. Une tâche bien formatée peut inspirer, organiser et orienter les collaborateurs vers un objectif commun. Mais un mauvais mot et tout votre travail peut être vain. Fixer des objectifs clairs n’est pas qu’une simple formalité. C’est la clé d’une productivité élevée et d’un travail d’équipe efficace. Imaginez un capitaine de navire disant à l’équipage de « naviguer quelque part ». Qu’en adviendra-t-il ? Très probablement, une collision avec des récifs et une perte de cap. Des questions se posent : que faire exactement ? Comment obtenir le résultat souhaité ? Quand faut-il le faire ? Et surtout, comment bien gérer son équipe ? Pour connaître les réponses à ces questions, lisez la suite !

Glossaire

• 📝 Énoncé clair des tâches - Clair et tâches spécifiques qui éliminent toute ambiguïté et améliorent les performances de l'équipe.

• 🚫 Mauvais patron - Un manager qui ne Il ne sait pas comment définir efficacement les tâches, ce qui entraîne de la confusion, une diminution de la motivation et de la productivité.

• ⏰ Limite de temps - Dates d'échéance établies pour les tâches , permettant à l'employé de planifier son temps et ses priorités.

• 📏 Objectifs mesurables - Objectifs définis du tâche, qui peut être quantifiée, permettant le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre.

• 💡 Objectifs réalisables - Objectifs réalistes et réalisables en tenant compte des ressources disponibles et des compétences des salariés.

• 📅 Objectifs à long terme - Objectifs et tâches qui nécessitent beaucoup de temps, comme le développement d'une nouvelle stratégie ou d'un nouveau produit.

• 📊 Tâches actuelles - Tâches opérationnelles qui doivent être complété au cours de la semaine ou du mois de travail en cours.

• 🗓️ Tâches quotidiennes - Tâches régulières qui doivent être effectué quotidiennement pour maintenir le flux de travail et l'achèvement rapide des tâches.

• 🌟 Problème idéal — Problème formulé autant aussi clair et compréhensible que possible, avec des paramètres précis, des délais et des résultats mesurables.

• 🗨️ Subordination - Règles et normes d'interaction entre managers et subordonnés, basée sur la hiérarchie et le respect.

• 📍 Destinataires des tâches - Employés ou groupes, à qui les tâches sont assignées ; Il est important d’identifier correctement ceux qui sont les plus compétents pour effectuer certaines tâches.

• 🏆 Motivation et éloges - Influence positive sur collaborateurs par la reconnaissance de leurs réalisations et des encouragements, ce qui contribue à accroître leur implication et leur efficacité.

• ✔️ Conseils utiles pour les entrepreneurs - Recommandations et méthodes pour améliorer la définition des tâches et la gestion d’équipe afin d’obtenir des résultats optimaux.

Objectifs importants à long terme

Lorsque j'ai pris la responsabilité d'un grand projet visant à amener l'entreprise dans le TOP 10 des boutiques en ligne de son segment, j'ai réalisé à quel point les objectifs à long terme sont importants. Et je souhaite partager avec vous exactement comment cela peut être fait efficacement. Sans définir correctement ces tâches, le projet risque de rester bloqué, voire d'échouer complètement. Je crois qu'il est important de prêter attention non seulement à la formulation des objectifs, mais également à la création d'une atmosphère propice à leur discussion.

Fixer un objectif clair et spécifique à long terme aide l'équipe à comprendre où nous vont et quelles sont les étapes nécessaires pour atteindre l’objectif. Par exemple, lorsque nous avons décidé d'augmenter nos revenus à un million par mois, nous avons défini des mesures et des étapes spécifiques qui devaient être franchies en cours de route. Nous avons également veillé à ce que les ressources soient correctement allouées et à ce que chaque membre de l'équipe comprenne son rôle.

Ces tâches nécessitent une approche réfléchie et une analyse approfondie. Il n’est pas nécessaire de les imposer lors de réunions régulières. Pour ce faire, nous avons organisé des sessions stratégiques avec la participation de personnes clés de l'entreprise, qui ont permis d'aborder plus en détail tous les aspects.

Se préparer à discuter efficacement des objectifs à long terme :

• 📋 Créer un plan détaillé avec délais et points de contrôle.
• 🧑💼 Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont alignées sur la même vision.
• 📊 Surveillez et ajustez régulièrement le plan en fonction des changements de l'environnement externe.

Lorsque nous avons mis en œuvre ce système, notre équipe a commencé à atteindre systématiquement nos objectifs, ce qui a apporté la stabilité financière et amélioré les initiatives sociales de notre entreprise.

Tâches actuelles importantes

Lorsque je suis confronté à une tâche qui peut être accomplie demain, mais qu'il vaut mieux ne pas retarder, je l'aborde avec toute mon attention. Par exemple, dans ma pratique, il y a souvent eu des cas où changer de fournisseur nécessitait beaucoup plus de temps et de préparation que je ne le pensais au départ. Par conséquent, il est important de ne pas perdre de temps, mais de commencer ces tâches à l’avance.

Je vous conseille, comme moi, de planifier soigneusement même les tâches qui semblent insignifiant à première vue. La préparation comprend tout, de l'analyse des conditions actuelles à la négociation et à la conclusion de contrats. Par exemple, le changement de service de messagerie s'est avéré décisif pour nous en termes de délais de livraison et de satisfaction client.

Pour réussir à gérer les tâches actuelles importantes, je recommande :

• 📆 Créez un planifier l'exécution des tâches.
• 💬 Communiquer constamment avec l'équipe sur les progrès.
• 📑 Documentez tous les changements et tous les résultats.

D'après mon expérience, lorsque nous avons procédé un peu plus tôt aux changements de fournisseurs, nous avons pu minimiser les retards de production et améliorer la livraison des produits.

Tâches quotidiennes

Dans l'agitation quotidienne, je n'oublie pas les petites tâches que je fixe à mon employés chaque jour. Ce sont précisément ces tâches qui peuvent sembler insignifiantes, mais qui constituent l’ensemble du processus de travail de l’entreprise. Par exemple, lorsque je demande aux managers d'appeler des clients ou d'envoyer des mailings, je comprends l'importance de ces actions pour maintenir le contact et augmenter les ventes.

Je crois qu'il est important de coordonner les actions des employés afin que chacun le lien agit le plus efficacement possible :

• 📞 Fournissez des instructions détaillées sur chaque appel.
• 📨 Surveiller la qualité du mailing complété.
• 📝 Effectuer des contrôles réguliers sur les tâches quotidiennes.

J'ai constaté que prêter attention à ces tâches quotidiennes augmente la satisfaction globale des clients et favorise la croissance des entreprises.

Autres tâches

Certaines tâches peuvent être reporté relégué au second plan ou à la troisième place sans conséquences critiques. Par exemple, déménager dans un nouveau bureau ou acheter une machine à café. Et bien que cela soit important, je ne donne toujours pas de telles tâches en priorité si ce n’est pas en feu.

Mais comme les événements d'entreprise sont toujours importants pour maintenir l'esprit d'équipe, il s'agit d'un exception. Organiser de tels événements nécessite de la préparation et de la planification. J'en suis toujours convaincu, surtout lorsqu'il s'agit de grandes soirées d'entreprise qui fédèrent l'équipe et remontent son moral.

Comment j'ai réparti les tâches pour ne pas négliger les besoins les moins urgents :

• 🏢 Déménagement Le nouveau bureau était prévu pour une période de ralentissement des travaux.
• ☕ Synchronisation de l'achat de nouveaux équipements avec les possibilités budgétaires actuelles.
• 🎉 J'ai planifié l'organisation de l'événement corporatif à une date prédéterminée pour une participation maximale de l'équipe.

De cette façon, les autres tâches deviennent plus faciles à gérer et ne vous détournent pas de vos priorités actuelles.

Ce que fait un mauvais patron ?

Passons maintenant à la question importante : que ne pas faire. Un exemple de mauvais leadership peut être l’indicateur le plus clair. L’un des patrons que j’ai rencontrés a tout regroupé, mélangeant l’important et le sans importance.

Par exemple, un projet important pourrait être sacrifié pour un petit événement d'entreprise. Cela a conduit des employés hautement qualifiés à perdre leur temps de manière inefficace, ce qui a finalement eu un impact sur la productivité de toute l'équipe.

Donc, je ne conseille à personne de suivre cette voie :

• 🌀 Ne mélangez pas des tâches d'importance différente.
• 🚫 Ne sacrifiez pas les projets importants pour de petites choses.
• 📉 N'oubliez pas les objectifs à long terme au profit des perspectives à court terme.

Lorsque j'ai réalisé cela à partir de ma propre expérience, il m'est devenu clair comment il est essentiel de bien répartir les priorités pour le succès de l'entreprise.

En suivant ces règles simples et en vous concentrant sur la bonne définition d'objectifs, vous pouvez éviter la dégradation des performances et améliorer les performances de votre équipe.

Définition des tâches claire et sans ambiguïté

Chaque leader qui réussit Au moins une fois dans mon travail, j'ai rencontré le problème de l'interprétation incorrecte des tâches par les subordonnés. Un jour, j'ai demandé à un de mes managers de passer un simple appel à un client. Il a fini par appeler le mauvais client et a discuté d’un problème complètement différent de celui que j’avais en tête. Cela montre clairement que les tâches doivent être formulées aussi clairement et sans ambiguïté que possible.

🗂️ Exemples :

• 🚀 Détails. Au lieu de « appeler le client », je vous conseille d'être plus précis : « appelez Ostap Ibrahimovic de la société Horns and Hooves et clarifiez les détails du contrat ». Cela permet d’éviter les malentendus.
• 📝 Détail. Des instructions non vagues sont toujours plus efficaces : « une fois l’appel terminé, envoyez-moi le rapport par e-mail ».

Une tâche clairement définie est la clé d'excellents résultats.

📊 Résumé :

Le lors de la prochaine réunion de planification, vous pourrez discuter de la clarté et de l'absence d'ambiguïté des énoncés de tâches avec votre équipe.

Comment attribuer des tâches aux subordonnés : 7 étapes simples

📅 Étape n°1 : Choisissez une heure et un lieu

Choisir le bon moment et le bon endroit pour fixer des objectifs est l’étape la plus importante pour déléguer efficacement. J'ai découvert que le meilleur moment pour répartir les tâches est lors des réunions opérationnelles. Dans de telles conditions, les collaborateurs sont d'humeur au travail, prêts à vous écouter et à noter des informations. Cela non seulement structure leur journée, mais crée également une atmosphère dans laquelle ils sont plus réceptifs aux nouvelles tâches. Il est important de s’assurer que la personne à qui vous êtes sur le point de confier la tâche bénéficie de toute votre attention à ce moment-là.

❌ Ce que fait un mauvais patron

Un exemple de mauvaise approche est lorsqu'un responsable fait soudainement irruption dans le bureau et commence à attribuer des tâches sans tenir compte de la disponibilité des employés. Je peux affirmer avec certitude que cette méthode conduit à une désorganisation et à une diminution de la productivité. J'ai vu de nombreux cas où des managers étaient incapables d'accomplir des tâches simplement parce qu'ils n'avaient pas le temps de les comprendre correctement dans un tel stress.

🏢 Étape n°2 : Maintenir la subordination

Social La structure d’équipe est un élément clé d’un travail réussi. Je me souviens d'un cas pratique où la distribution des instructions directement aux directeurs commerciaux contournait leur responsable, ce qui conduisait à une confusion totale. Je conseille toujours de répartir les tâches entre les chefs de service afin de maintenir une hiérarchie claire et d'éliminer d'éventuels malentendus. Le moyen le plus efficace est « le vassal de mon vassal n’est pas mon vassal ».

✏️ Ce que fait un mauvais patron

Patron malheureux J'ai l'habitude de répartir les tâches entre tous, quelle que soit la hiérarchie. Il dirige avec compassion les nettoyeurs, les gestionnaires et les chauffeurs sur un pied d'égalité. Cela détruit non seulement la chaîne de commandement, mais crée également les conditions du chaos. Je suis sûr qu'avec cette approche, l'efficacité du travail diminue rapidement.

🎯 Étape n°3 : Choisissez vos destinataires sagement

L'une des règles importantes est le ciblage correct des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance stratégique. Un jour, j'ai dû corriger une situation dans laquelle des tâches stratégiques étaient confiées à un manager junior, ce qui provoquait des retards et des erreurs. Je conseille toujours de tenir des réunions de fondateurs ou de partenaires pour résoudre les problèmes clés et les préparer soigneusement.

🚬 Comment fonctionne un mauvais patron

Vous pouvez On observe souvent une situation où un manager qui ne sait pas déléguer résout efficacement toutes les tâches de manière indépendante ou les distribue à tout le monde. Souvent, ces patrons se plaignent d’être éternellement occupés et ne réalisent leur inefficacité qu’après coup. Je suis convaincu que la délégation nécessite une répartition habile des tâches et le bon choix des interprètes.

🔍 Étape n°4 : Attribuer la responsabilité

I ils nommaient toujours des personnes spécifiques pour accomplir des tâches et le faisaient en mettant l'accent sur une répartition claire des pouvoirs. Par exemple, une fois, j'ai manqué de désigner une personne responsable d'une certaine tâche, ce qui a conduit à son échec. Les responsables doivent non seulement être nommés, mais également informés. Il est préférable qu'un protocole avec les noms soit rédigé après la réunion.

🙌Étape n°5 : Félicitez et motivez le personnel

Un jour, j'ai réalisé l'importance d'un simple « merci » lorsque j'ai arrêté d'être avare d'éloges et j'ai remarqué une amélioration spectaculaire de la motivation et de la productivité des employés. Louer un travail bien fait n’est pas seulement la bonne chose à faire, il est également nécessaire de créer un environnement de travail sain. Je conseille de féliciter les employés non seulement pour le projet terminé, mais aussi pour les réalisations antérieures, cela les motive vers de nouvelles réalisations.

Tableau de révision :

Pratiques utiles	Pratiques inefficaces
Organisez des réunions pour définir des tâches	Distribuez les tâches dans des environnements chaotiques
Maintenir la chaîne de commandement	Ignorer la hiérarchie
Attribuer des responsabilités	Attribuer des tâches à tout le monde
Félicitez et motivez	Négligez les éloges

🎓Une gestion efficace est un art qui nécessite une approche sage de la part du leader à chaque étape de la délégation. Je peux affirmer avec confiance que suivre ces étapes vous aidera à créer une équipe qui fonctionne comme une machine cohérente.

L'importance de définir des objectifs clairs et comment éviter les erreurs courantes

Dans ma pratique, j'ai observé à plusieurs reprises comment la définition d'objectifs inappropriés entraîne l'insatisfaction des employés et une diminution de la productivité de l'ensemble de l'équipe. Je peux affirmer avec confiance que fixer clairement des objectifs et des attentes est la clé du succès. Ci-dessous, j'expliquerai les principales erreurs que commettent souvent les managers et comment elles peuvent être évitées.

Erreurs courantes et leur impact sur les performances de l'équipe

• 📌 Incertitude des tâches
  Lors de la formulation des tâches trop vague ou peu clair, les subordonnés peuvent ne pas comprendre exactement ce qu'on attend d'eux. Cela conduit à des malentendus et à une efficacité de travail réduite. Je peux affirmer avec confiance que des objectifs spécifiques et mesurables conduisent toujours à de meilleurs résultats.

• 🤷♂️ Aucune date limite
  Les tâches sans délais clairement définis sont souvent reportées à plus tard. Fixer des délais précis crée de la discipline et vous permet de mieux planifier votre temps de travail. Je recommande toujours de fixer des délais réalistes pour éviter les délais impossibles à respecter.

• 🎭 Non-prise en compte des caractéristiques personnelles des salariés
  Répartir les tâches sans tenir compte des forces et des faiblesses des subordonnés peut devenir une source de stress et d'insatisfaction au travail. En tenant compte des compétences individuelles et des préférences des collaborateurs, j'essaie toujours de répartir les tâches de manière à ce qu'elles correspondent au mieux à leur niveau professionnel.

• 📉 Aucun retour
  En ne fournissant pas de feedback en temps opportun, les dirigeants ratent des occasions de corriger le tir et de motiver les employés. Un feedback régulier permet d’identifier les problèmes à un stade précoce et de les résoudre en temps opportun. Je suis convaincu que le suivi régulier des tâches et la discussion des résultats permettent de maintenir un haut niveau de motivation.

Exemples délégation réussie

Dans l'un de mes projets précédents, j'ai pu organiser le travail de l'équipe de manière à ce que toutes les tâches soient terminées à temps et avec une excellente qualité. Voici quelques étapes que j'ai utilisées :

1. Description claire de la tâche
   J'essaie toujours de formuler les tâches aussi précisément et clairement que possible. Par exemple, au lieu de « Terminer le rapport d'ici vendredi », il serait préférable de dire : « Préparer le rapport de ventes du dernier trimestre, y compris les données pour chaque catégorie de produits, avant 17h00 le vendredi ».

2. Fixation des délais
   Je fixe toujours des délais clairs pour accomplir une tâche et j'explique pourquoi ce délai particulier est important. Cela permet d’éviter les doutes et la procrastination.

3. Désignation d'une personne responsable
   Je définis un employé spécifique responsable de l'exécution de la tâche. Cela élimine le flou des responsabilités et permet à l'employé de comprendre clairement ses obligations.

4. Examiner régulièrement l'avancement des tâches
   J'organise des réunions régulières avec l'équipe pour discuter de l'avancement des tâches et problèmes possibles. Cela vous permet de procéder à des ajustements en temps opportun et de maintenir un niveau élevé de motivation.

5. Fournir des commentaires {{|35| } Après avoir terminé une tâche, je donne toujours un feedback aux employés. Les commentaires positifs aident à motiver et les critiques constructives constituent la base d'une croissance et d'une amélioration ultérieures.

L'utilisation d'une délégation réussie m'a permis d'augmenter la productivité de mon équipe de 25 % et de manière significative améliorer la qualité des tâches terminées. Je suis convaincu que la définition d'objectifs appropriés est l'outil le plus important de l'arsenal de tout leader.

Points clés

En suivant ces directives et en évitant les erreurs courantes, tout leader peut améliorer considérablement la productivité de son équipe et créer un environnement de travail harmonieux.

Expert expérience de la société Miele

La société Miele occupe une position de leader sur le marché des appareils électroménagers et des équipements professionnels. Leur mission est de fournir des solutions innovantes pour les résidences et les entreprises qui répondent aux normes de qualité les plus élevées. L'objectif de l'entreprise n'est pas seulement de satisfaire les besoins des clients, mais également de les dépasser grâce à la fourniture de produits haut de gamme.

Principaux buts et objectifs

• 📌 Augmentation de la productivité de l'équipe
• 📌 Optimisation des processus internes de l'entreprise
• 📌 Amélioration de la qualité de service de clients clients
• 📌 Expansion la gamme de produits

Énoncé du problème principal

Le principal problème auquel l'entreprise était confrontée était délégation inefficace des tâches par les cadres inférieurs et intermédiaires, ce qui a entraîné une diminution de la productivité et de l'engagement des employés.

Caractéristiques et intérêts du public cible

Public cible de la société Miele comprend :

• 🎯 Familles à revenus moyens à élevés
• 🎯 Professionnels Entreprises de Nettoyage
• 🎯 Hôtels et restaurants de luxe

Intérêts du public :

• 💡 Solutions innovantes et fiables
• 💡 Qualité et durabilité des produits
• 💡 Fort intérêt pour les innovations technologiques

Points d'intérêt clés pour les clients potentiels

• ✅ Longue durée de vie d'équipements
• ✅ Service après-vente de haut niveau
• ✅ Gains de temps et d'efforts grâce à l'automatisation des processus

Exemple de délégation réussie à Miele

Pour augmenter la productivité des équipes de l'entreprise, les managers ont décidé d'utiliser les méthodes décrites précédemment pour fixer des objectifs.

En conséquence, l'entreprise a réussi à obtenir une augmentation des indicateurs suivants :

• Améliorez l'infographie sur le site pour attirer de nouveaux clients.
• Une équipe de concepteurs et d'analystes a commencé à travailler ensemble.
• Les tâches ont commencé à s'exécuter dans les 90 jours.

Résultats du projet

Résultats du projet :

• 📈 En trois mois, le temps passé par les utilisateurs sur le site a augmenté de 25 %.
• ⭐️ Le taux de conversion de visiteurs du site Web a augmenté de 15 %.
• 🎯 Renforcement de la motivation et de l'engagement de de employés grâce à la définition d'objectifs clairs.

Ce projet a montré qu'une tâche claire et définie méthodiquement peut avoir un impact significatif sur le l'efficacité et la productivité globale de l'ensemble des organisations.

Des équipes performantes

La clé du succès de Miele a été la création de équipes performantes qui ont reçu des orientations claires et précises, leur permettant d'accomplir leurs tâches efficacement et conduisant à des améliorations significatives de la performance de l'organisation.

Souvent questions posées sur le sujet : Apprenez à définir correctement les tâches des subordonnés - 5 étapes simples

Merci vous pour votre attention et pour être mieux préparé !

Vous voyez, c'était utile !

Chers lecteurs, j'espère que cet article vous a vraiment aidé à devenir un pro de la délégation de tâches. Les grandes équipes atteignent leurs objectifs avec des objectifs clairs et spécifiques. Des objectifs mal énoncés peuvent entraîner de la confusion, des retards et parfois même l’échec du projet. Voici un exemple : j'avais un projet d'automatisation de boutique en ligne, dans lequel des tâches mal définies obligeaient les développeurs à consacrer des semaines supplémentaires aux révisions. 🛠️

Notre équipe a repensé les processus et reformulé les tâches plus en détail. En conséquence, le projet a été achevé plusieurs semaines avant la date prévue, réduisant considérablement les coûts et augmentant la satisfaction globale des clients. Voyez-vous la différence ? Une délégation claire a permis à notre équipe de travailler plus efficacement et d'obtenir des résultats exceptionnels. 📈

À votre tour : essayez de mettre en œuvre ces 5 étapes dans vos flux de travail et regardez votre équipe commencer à briller avec de nouvelles des peintures! 💡

Anton Koval, expert indépendant "Elbuz".

Dans le monde des affaires, les mots sont mes crayons et l'automatisation est ma peinture artistique. Bienvenue dans la galerie d'efficacité de la boutique en ligne, où chaque texte est un chef-d'œuvre de réussite !

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