Експорт каталогу в прайс-лист: створення прайсу для клієнтів та партнерів

Навіщо потрібний експорт каталогу в прайс-лист

Навіть за наявності повноцінного B2B сайту чи інтернет-магазину прайс-листи залишаються незамінним інструментом у роботі з клієнтами та партнерами.

Основні причини використання прайс-листів

• Оффлайн робота клієнтів — багато закупників воліють вивчати асортимент та ціни в Excel, робити позначки та погоджувати замовлення з керівництвом без доступу до інтернету
• Зручність порівняння - клієнти порівнюють пропозиції різних постачальників у єдиному форматі
• Робота відділів закупівель — у великих компаніях закупники працюють із прайсами в корпоративних системах, а не через веб-інтерфейси
• Швидке замовлення — клієнт заповнює кількість у прайсі та надсилає файл менеджеру або завантажує в систему
• Архівація та документообіг — прайс-листи з датами використовуються для цінового аудиту та роботи з контрактами
• Презентація асортименту — красиво оформлений PDF прайс використовується для презентацій на зустрічах та виставках

Статистика використання прайс-листів у B2B

Дані на основі дослідження європейських B2B компаній, 2024 рік

Формати експорту прайс-листів

Вибір формату прайс-листа залежить від цільової аудиторії та способу використання документа.

Excel (XLSX) - найпопулярніший формат

Переваги:

• Зручне редагування та додавання кількості товарів для замовлення
• Можливість фільтрації, сортування та пошуку
• Вбудовані формули для автоматичного розрахунку суми замовлення
• Сумісність з 1C, ERP та іншими обліковими системами
• Універсальність – відкривається на будь-якому пристрої

Обов'язкові колонки в Excel прайсі:

1. Артикул/SKU - Унікальний код товару
2. Найменування - Повна назва товару
3. Категорія - Розділ каталогу
4. Ціна за одиницю (€) - поточна ціна
5. Наявність - кількість на складі або статус (в наявності/на замовлення)
6. Одиниця виміру - шт, упак, кор, м, кг
7. Мінімальна партія - MOQ якщо застосовно
8. Кількість (порожня колонка) - Для заповнення клієнтом
9. Сума - З формулою розрахунку (Ціна × Кількість)

PDF — для презентацій та друку

Переваги:

• Професійний зовнішній вигляд із брендуванням
• Фіксоване форматування – документ виглядає однаково на всіх пристроях
• Захист від редагування – клієнт не може змінити ціни
• Можливість додавання зображень, логотипів, описів
• Зручність друку та використання на презентаціях

Коли використовувати PDF:

• Розсилка презентаційних прайсів новим клієнтам
• Матеріали для виставок та конференцій
• Прайси з фотографіями товарів (каталог-прайс)
• Офіційні цінові пропозиції з умовами постачання

CSV - для інтеграцій

Переваги:

• Мінімальний розмір файлу
• Універсальна сумісність із будь-якими системами
• Легка автоматизація імпорту
• Структуровані дані для програмної обробки

Коли використовувати CSV:

• Автоматичний обмін даними між системами
• Масове завантаження прайсів у маркетплейси
• Імпорт в 1C, SAP та інші ERP системи
• API інтеграції із системами клієнтів

Шаблони прайс-листів

Створення шаблонів прайс-листів дозволяє стандартизувати документи та автоматизувати генерацію.

Типи шаблонів за призначенням

1. Базовий прайс-лист

Простий табличний документ зі списком товарів та цінами без додаткового оформлення.

Використання: Щоденна робота менеджерів, швидкі запити клієнтів, внутрішні потреби.

2. Презентаційний прайс

Гарно оформлений документ із логотипом, фірмовими кольорами, описами та зображеннями товарів.

Використання: Робота із новими клієнтами, виставки, презентації, комерційні пропозиції.

3. Персоналізований прайс

Прайс з індивідуальними цінами, умовами та асортиментом для конкретного клієнта або групи клієнтів.

Використання: VIP клієнти, ділери, партнери з особливими умовами.

4. Прайс для замовлення

Спеціальний шаблон з порожньою колонкою для кількості та автоматичним розрахунком суми.

Використання: Надсилання клієнтам для заповнення та формування замовлення.

Елементи професійного шаблону

Приклади оформлення для європейських компаній

Німецький стиль: Суворий, мінімалістичний дизайн, чітка структура, максимум інформації, мінімум декору. Обов'язково вказівку ПДВ.

Французький стиль: Елегантне оформлення, використання фірмових кольорів більше візуальних елементів. Акцент на якості та презентабельності.

Скандинавський стиль: Чистий дизайн, багато білого простору, проста типографіка, фокус на читабельності та зручності.

Британський стиль: Консервативне оформлення, класична структура, акцент на деталях та умовах постачання.

Фільтрування товарів для експорту

Рідко коли весь каталог експортується в один прайс-лист. Важливо вміти вибирати потрібні товари для конкретної мети.

Критерії фільтрації

Розумна фільтрація для B2B

Автоматичні правила фільтрації

Сучасні системи дозволяють налаштувати правила, які автоматично визначають, які товари включатимуть у прайс для конкретного клієнта:

• Історія покупок - включати товари з категорій, які клієнт купував раніше
• Ціновий рівень — показувати лише товари із цінового сегмента, що відповідає статусу клієнта
• Регіональні обмеження - виключати товари, які не можна постачати в регіон клієнта
• Сезонність — автоматично додавати сезонні товари в залежності від пори року
• Залишки - виключати товари, яких недостатньо для мінімальної партії клієнта

Брендування прайс-листів

Брендований прайс-лист це не просто список товарів, а маркетинговий інструмент, який працює на імідж компанії.

Елементи брендування

1. Візуальна ідентичність

• Логотип - Розташовується в шапці документа, розмір 3-5 см по ширині
• Фірмові кольори - використовуються для заголовків, виділень, роздільників
• Шрифти — корпоративна типографіка для заголовків та тексту
• Графічні елементи - Лінії, рамки, патерни у фірмовому стилі

2. Контактна інформація

• Назва компанії та юридичні дані
• Фізична адреса та адреса складу
• Телефони відділу продажу
• Email для замовлень
• Веб-сайт та посилання на B2B кабінет
• Соціальні мережі (опціонально)

3. Комерційні умови

• Мінімальна сума замовлення
• Умови оплати (передплата, відстрочка)
• Вартість та умови доставки
• Гарантійні зобов'язання
• Термін дії цін

Приклади елементів брендування

Для Excel прайсу:

• Закріпити верхні рядки з логотипом та заголовками
• Застосувати фірмові кольори до шапки таблиці
• Використовувати чергування кольорів рядків для зручності читання
• Додати автофільтри для зручності пошуку

Для PDF прайсу:

• Повнокольорова обкладинка з логотипом та візуалом
• Колонтитули з контактами на кожній сторінці
• Нумерація сторінок
• Зображення товарів у високій якості
• Зміст з гіперпосиланнями для великих прайсів

Автоматична актуалізація прайс-листів

Ручне оновлення прайс-листів забирає час та створює ризик розсилки застарілих цін. Автоматизація вирішує цю проблему.

Сценарії автоматичного оновлення

1. Оновлення за розкладом

Система автоматично генерує та надсилає оновлені прайс-листи за заданим розкладом.

2. Оновлення при зміні цін

Тригерна генерація прайсу при суттєвих змінах у каталозі.

Умови тригера:

• Зміна цін більш ніж на 5% для 10+ товарів
• Додавання нових товарів до категорії
• Зміна наявності ключових товарів
• Запуск спеціальних акцій та розпродажів

3. Генерація на запит клієнта

Клієнт в особистому кабінеті може будь-якої миті вивантажити актуальний прайс зі своїми цінами.

Опції для клієнта:

• Вибір формату (Excel, PDF, CSV)
• Фільтрування за категоріями
• Тільки товари в наявності або весь асортимент
• Із зображеннями чи без

Синхронізація з обліковими системами

Для гарантії актуальності даних прайс-листи повинні генеруватися безпосередньо із систем обліку:

• 1C Управління торгівлею — пряме вивантаження цін, залишків та характеристик товарів
• ERP системи - Інтеграція через API для отримання даних у реальному часі
• Складські системи (WMS) - Актуальні залишки на момент генерації
• CRM системи — персональні умови та знижки клієнта

Висновок