Incoterms to reguły Międzynarodowej Izby Handlowej (ICC), które w jednym trzyliterowym skrócie ustalają, gdzie sprzedający dostarcza towar, kto płaci transport i ubezpieczenie oraz kiedy ryzyko przechodzi na kupującego. Obowiązuje wydanie Incoterms 2020 (od 1 stycznia 2020 r.): 11 reguł, z czego 7 — EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP — do każdego rodzaju transportu, a 4 — FAS, FOB, CFR, CIF — tylko do transportu morskiego i śródlądowego.
Dla sklepu, który kupuje za granicą, reguła to nie formalność, tylko część ceny: od niej zależy, ile dopłacisz za transport, cło i VAT, zanim towar trafi na półkę. Niżej — wszystkie reguły po polsku, różnice w parach, o które ludzie pytają najczęściej, rachunek kosztu importu w złotych, a potem to, co decyduje o współpracy z każdym dostawcą: termin płatności, odbiór dostawy, reklamacje i ocena co miesiąc.
Kiedy ludzie szukają Incoterms
Zwykle przy pierwszym zamówieniu spoza Polski: hurtownia z Niemiec albo fabryka z Chin przysyła ofertę z dopiskiem „FCA”, „FOB Shanghai” albo „DAP Warszawa”. Kupujący szuka „incoterms”, a potem pyta: „czym różni się FCA od EXW”, „czym się różni DAP od DDP”, „co oznacza FOB”, „CIF czy FOB”.
Porównanie samych cen z dwóch ofert to najczęstszy błąd. Cena EXW i cena DDP za ten sam towar to dwie różne rzeczy: w pierwszej transport, ryzyko i odprawa są Twoje, w drugiej — sprzedającego. Porównuje się koszt towaru u Ciebie w magazynie.
11 reguł Incoterms 2020 po polsku
Każda reguła odpowiada na trzy pytania: gdzie towar przechodzi na Ciebie, kto płaci główny transport i kto odprawia towar. Polskie nazwy — za opisem reguł na biznes.gov.pl.
| Reguła | Po polsku | Ryzyko przechodzi na kupującego | Główny transport płaci |
|---|---|---|---|
| EXW | Z zakładu | Gdy towar czeka na Ciebie u sprzedającego, bez załadunku i odprawy eksportowej | Kupujący |
| FCA | Dostarczone do przewoźnika | Po przekazaniu towaru przewoźnikowi wskazanemu przez kupującego | Kupujący |
| CPT | Przewóz opłacony do | Po przekazaniu towaru pierwszemu przewoźnikowi | Sprzedający |
| CIP | Przewóz i ubezpieczenie opłacone do | Jak w CPT; sprzedający dodatkowo ubezpiecza towar | Sprzedający |
| DAP | Dostarczone do miejsca | W miejscu przeznaczenia, gotowe do wyładunku | Sprzedający |
| DPU | Dostarczone do miejsca wyładowania | W miejscu przeznaczenia, po wyładunku przez sprzedającego | Sprzedający |
| DDP | Dostarczone, cło opłacone | W miejscu przeznaczenia, odprawione w imporcie | Sprzedający |
| FAS | Dostarczone wzdłuż burty statku | Gdy towar stoi przy burcie statku w porcie załadunku | Kupujący |
| FOB | Dostarczone na statek | Gdy towar jest na pokładzie w porcie załadunku | Kupujący |
| CFR | Koszt i fracht | Gdy towar jest na pokładzie w porcie załadunku | Sprzedający, do portu przeznaczenia |
| CIF | Koszt, ubezpieczenie i fracht | Jak w CFR; sprzedający dodatkowo ubezpiecza towar | Sprzedający, do portu przeznaczenia |
Zapamiętaj jedną rzecz o grupie C (CPT, CIP, CFR, CIF): sprzedający płaci transport do miejsca przeznaczenia, ale ryzyko przechodzi na Ciebie już przy nadaniu. Jeśli towar zginie po drodze, roszczenie do przewoźnika albo ubezpieczyciela masz Ty, a nie sprzedający.
EXW czy FCA, DAP czy DDP, FOB czy CIF: różnice
W każdej parze różni się jeden punkt: kto ładuje, kto odprawia albo kto płaci fracht i ubezpieczenie.
- EXW a FCA. W EXW sprzedający tylko udostępnia towar w swoim zakładzie: nie ładuje go i nie odprawia w eksporcie. W FCA sprzedający przekazuje towar Twojemu przewoźnikowi — a gdy odbiór jest u niego, ładuje go na pojazd. Przy imporcie spoza UE FCA jest bezpieczniejsze, bo odprawę eksportową robi ten, kto zna przepisy swojego kraju.
- DAP a DDP. W obu sprzedający dowozi towar do Ciebie. W DAP odprawa importowa, cło i VAT importowy są Twoje, w DDP — sprzedającego. DPU to DAP z wyładunkiem po stronie sprzedającego; to jedyna reguła, w której sprzedający wyładowuje towar.
- FOB a CIF. W obu ryzyko przechodzi na Ciebie, gdy towar jest na pokładzie w porcie załadunku. W FOB fracht morski i ubezpieczenie organizujesz Ty, w CIF płaci je sprzedający — z ubezpieczeniem w minimalnym zakresie. CFR to CIF bez ubezpieczenia.
- CPT a CIP. Ta sama zasada co CFR i CIF, ale dla każdego transportu: w CIP sprzedający musi ubezpieczyć towar, i to w wyższym zakresie niż w CIF.
Jak reguła zmienia koszt towaru: rachunek importu w zł
Licz koszt towaru w swoim magazynie, a nie cenę z oferty. Przy imporcie spoza UE składają się na niego: cena, transport do granicy UE, cło, transport dalej w Polsce, agencja celna i VAT importowy. Im „niższa” reguła (EXW, FCA, FOB), tym więcej z tych pozycji płacisz osobno.
Przykład poglądowy do arytmetyki: stawka cła 10 % i VAT 23 % to założenia, ceny i fracht są umowne. 100 sztuk po 50 zł na warunkach FCA w Chinach, fracht do granicy UE 1 000 zł, transport z portu do Twojego magazynu 400 zł, agencja celna 300 zł.
| Pozycja | Czynny podatnik VAT, zł | Firma bez VAT, zł |
|---|---|---|
| Towar: 100 × 50 zł | 5 000 | 5 000 |
| Fracht do granicy UE | 1 000 | 1 000 |
| Cło 10 % od 6 000 zł | 600 | 600 |
| Transport do magazynu | 400 | 400 |
| Agencja celna | 300 | 300 |
| VAT importowy 23 % od 7 000 zł | 0 | 1 610 |
| Koszt dostawy | 7 300 | 8 910 |
| Koszt sztuki | 73,00 | 89,10 |
Czynny podatnik VAT płaci VAT importowy, ale odlicza go, więc VAT nie jest jego kosztem. Firma bez VAT nie może go odzyskać — dla niej to 16,10 zł więcej na każdej sztuce. Swoją stawkę cła sprawdź według kodu towaru przed zamówieniem, a do odprawy potrzebny jest numer EORI — jak go uzyskać przez PUESC.
W obrębie UE cła nie ma. Jeśli masz numer VAT-UE, dostawca z innego kraju UE wystawia fakturę bez VAT z adnotacją „odwrotne obciążenie”, a Ty rozliczasz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) w JPK_VAT; przy pełnym prawie do odliczenia jest ono podatkowo neutralne. Jak zarejestrować się do VAT i VAT-UE — w artykule o rejestracji VAT-R.
Co ustalić z dostawcą poza umową
Umowa ustala cenę, płatność, terminy i reklamacje. Codzienna współpraca zależy od innych ustaleń — i je też warto mieć na piśmie, choćby w mailu:
| Ustalenie | Co zapisać |
|---|---|
| Zamówienia | Gdzie je wysyłasz (mail, panel B2B hurtowni, komunikator), do której godziny wyjdą tego samego dnia, kto potwierdza |
| Potwierdzenie | Dostawca odpowiada na zamówienie tym, co jest na stanie — przed wysyłką, a nie fakturą po fakcie |
| Zmiana cen | Ile dni wcześniej uprzedza; po jakiej cenie idzie zamówienie potwierdzone przed zmianą |
| Cennik | Format (Excel, CSV, XML), jak często i którędy przychodzi (mail, link, FTP), czy zawiera stany |
| Odbiór | Ile dni masz na sprawdzenie ilości i jakości po dostawie i w jakiej formie składasz reklamację |
| Kontakt | Jedna osoba odpowiedzialna z każdej strony i zastępstwo na urlop |
Jak sprawdzić samą hurtownię, zanim zaczniesz współpracę, opisuje artykuł o wyborze i sprawdzaniu hurtowni.
Rabat za przedpłatę czy odroczony termin: jak policzyć
Bierz rabat, jeśli pieniądze na wcześniejszą zapłatę kosztują Cię mniej niż roczna stopa, którą ten rabat oznacza. Odroczony termin to darmowy kredyt od dostawcy, a rabat za przedpłatę — cena tego kredytu.
Przykład poglądowy do arytmetyki. Zamówienie za 10 000 zł. Dostawca proponuje 30 dni odroczenia albo 2 % rabatu za przedpłatę. Zapłacić 9 800 zł dziś zamiast 10 000 zł za miesiąc to tak, jakby pożyczyć dostawcy 9 800 zł na 30 dni za 200 zł — czyli na 24,8 % rocznie.
| Rabat | Zamiast 14 dni | Zamiast 30 dni | Zamiast 60 dni |
|---|---|---|---|
| 1 % | 26,3 % | 12,3 % | 6,1 % |
| 2 % | 53,2 % | 24,8 % | 12,4 % |
| 3 % | 80,6 % | 37,6 % | 18,8 % |
Jak czytać: jeśli kredyt obrotowy kosztuje Cię 20 % rocznie, 2 % za 30 dni się opłaca (24,8 % to więcej niż 20 %), a 1 % za 30 dni — nie. Gdy nie masz wolnej gotówki ani skąd pożyczyć, odroczenie jest ważniejsze od każdego rabatu: pozwala sprzedać towar, zanim za niego zapłacisz.
Co mówi prawo. W transakcjach między firmami termin zapłaty co do zasady nie może przekraczać 60 dni. Gdy płatność się spóźnia, wierzycielowi bez wezwania należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz ryczałtowa rekompensata: 40 € przy kwocie do 5 000 zł, 70 € — powyżej 5 000 i poniżej 50 000 zł, 100 € — od 50 000 zł. Działa to w obie strony: jeśli sam spóźniasz się z płatnością, dostawca może naliczyć je Tobie.
Jak odebrać dostawę, żeby nie płacić za braki
Sprawdź każdą dostawę z dokumentem dostawy w dniu przyjęcia i od razu zgłoś rozbieżności na piśmie. Przy sprzedaży między przedsiębiorcami kupujący traci uprawnienia z rękojmi, jeśli nie zbadał towaru w czasie i w sposób przyjęty przy towarach tego rodzaju i nie zawiadomił sprzedawcy o wadzie niezwłocznie (art. 563 Kodeksu cywilnego). Procedura zajmuje kilka minut:
- Liczba paczek — przy kierowcy. Uszkodzony lub otwarty karton sfotografuj przed rozpakowaniem i opisz w protokole przewoźnika.
- Liczba sztuk — z dokumentem dostawy, pozycja po pozycji. Inny kolor czy model to też rozbieżność.
- Jakość — wyrywkowo od razu, w całości w terminie ustalonym z dostawcą.
- Cena — cena na fakturze z ceną w potwierdzonym zamówieniu. Różnica bez uprzedzenia to podstawa do reklamacji, a nie do cichej zapłaty.
- Protokół rozbieżności — data, numer faktury, co się nie zgadza, zdjęcia. Wyślij go tego samego dnia kanałem ustalonym do reklamacji.
Płać za ilość, którą faktycznie przyjąłeś. Zapłata całej faktury na obietnicę „resztę doślemy” zamienia brakujący towar w Twoją zaliczkę dla dostawcy bez terminu zwrotu.
Jak zwrócić dostawcy wadliwy towar
Reklamacja z protokołem, zdjęciami i numerem faktury w ustalonym terminie, a potem wymiana, obniżka ceny albo zwrot pieniędzy — jak mówi umowa. Między firmami rękojmię można w umowie ograniczyć lub wyłączyć, więc przeczytaj ten punkt przed pierwszym zamówieniem.
- Ustal z góry, kto płaci za odesłanie wad. Przy tanim towarze zwrot może kosztować więcej niż sam towar — wtedy umów się na utylizację z korektą na podstawie zdjęć, bez fizycznego zwrotu.
- Wada zgłoszona przez klienta to też wada dostawcy, jeśli jest fabryczna. Zachowaj zdjęcia, opis klienta i numer seryjny, a sprawy gwarancyjne przekazuj dostawcy paczkami.
- Nie zostawiaj rekompensaty „przy następnej dostawie” na słowo. Zwrot pieniędzy, faktura korygująca albo rabat na następnej fakturze — na piśmie.
Cenniki: jak nie sprzedawać po starej cenie
Ceny i stany w sklepie powinny zmieniać się z każdym nowym cennikiem, a nie wtedy, gdy ktoś znajdzie czas. Najdroższy błąd: dostawca podniósł cenę, w sklepie wisi stara, i każda sprzedaż do aktualizacji idzie z mniejszą marżą albo ze stratą.
- Częstotliwość. Dla towaru, który hurtownia trzyma na stanie pod Ciebie — codziennie; dla stałego asortymentu — co najmniej raz w tygodniu.
- Dostępność. Produkt, którego nie ma w nowym cenniku, zdejmij ze sprzedaży albo oznacz „na zamówienie”, inaczej przyjmiesz zamówienia, których nie zrealizujesz.
- Ochrona przed zepsutym plikiem. Jeśli cennik nagle jest o połowę krótszy albo ceny spadły dziesięciokrotnie, plik jest najpewniej błędny. Nie wczytuj go, dopóki nie sprawdzisz.
- Cena minimalna. Cena sprzedaży nie powinna spaść poniżej zakupu plus minimalny narzut — wzory w artykule o narzucie i marży.
Jak oceniać dostawcę co miesiąc
Trzema liczbami z faktur i reklamacji: jaka część zamówienia przyszła, jaka część dostaw była na czas i ile sztuk miało wady. Porównuj dostawców po tych samych liczbach, a nie po wrażeniu z rozmów z opiekunem.
| Wskaźnik | Dostawca A | Dostawca B |
|---|---|---|
| Pozycje zamówione / dostarczone | 250 / 240 | 250 / 200 |
| Kompletność | 96 % | 80 % |
| Dostawy na czas / wszystkie | 9 / 10 | 6 / 10 |
| Terminowość | 90 % | 60 % |
| Sztuki z wadą / przyjęte | 10 / 1 000 | 40 / 1 000 |
| Wadliwość | 1 % | 4 % |
Dostawca B może być o 3 % tańszy i mimo to kosztować więcej: co piąta pozycja nie przychodzi, a przyjęte już zamówienia trzeba anulować albo kupować gdzie indziej. Po cenie porównuj dostawców dopiero wtedy, gdy te trzy liczby są zbliżone. Jeśli produkt jest u obu, trzymaj część asortymentu z dwóch źródeł.
Pokaż liczby dostawcy. „W tym miesiącu kompletność wyniosła 80 %, oto zamówienia i faktury” działa lepiej niż „często dosyłacie”.
Jak rozmawiać, żeby dostawca obsługiwał Cię pierwszego
Przewidywalnie: dostawca planuje stany i wysyłki, a klient, którego zamówienia da się przewidzieć, dostaje towar pierwszy, gdy go brakuje.
- Jeden kanał i jeden format. Zamówienia zawsze w jednym miejscu i z kodami dostawcy, a nie zrzutem ekranu z jego strony.
- Prognoza. Przed sezonem albo promocją napisz, ile planujesz sprzedać. Dostawca zarezerwuje towar albo uprzedzi, że go nie będzie.
- Reklamacje z faktami. Numer faktury, protokół, zdjęcia. Emocje bez dokumentów trafiają na koniec kolejki.
- Płać w terminie. Najmocniejszy argument w rozmowie o odroczeniu i limicie kredytowym to historia terminowych płatności.
- Spotkanie raz na kwartał. Pokaż swoje liczby (sprzedaż jego towarów, kompletność, wady) i zapytaj, co może zaproponować przy większym wolumenie.
Gdy codziennie przychodzi kilka cenników
Gdy kilku dostawców przysyła codziennie cenniki na setki pozycji, przepisywanie cen ręcznie oznacza regularną sprzedaż po starych. Elbuz sam pobiera cennik — z maila, FTP, linku albo API — rozpoznaje kolumny, przelicza cenę po Twoim kursie i liczy cenę sprzedaży według Twoich reguł narzutu. Produkt, który zniknął z cennika, dostaje status „brak”, a plik, który nagle skurczył się bardziej, niż pozwalasz, zostaje zatrzymany, zanim trafi do sklepu. Jak to działa — na stronie integracji z hurtowniami.
Co zostaje po Twojej stronie: terminowości i wad nie widać w cenniku — licz je z faktur i reklamacji, jak w rozdziale wyżej. A przy jednym dostawcy, którego cennik zmienia się raz w miesiącu, wystarczy arkusz.
Cenniki hurtowni w ElbuzCeny i stany z każdego cennika aktualizują się same, 14 dni za darmo
Najczęstsze pytania
Jakie są Incoterms po polsku?
EXW — z zakładu, FCA — dostarczone do przewoźnika, CPT — przewóz opłacony do, CIP — przewóz i ubezpieczenie opłacone do, DAP — dostarczone do miejsca, DPU — dostarczone do miejsca wyładowania, DDP — dostarczone, cło opłacone, FAS — dostarczone wzdłuż burty statku, FOB — dostarczone na statek, CFR — koszt i fracht, CIF — koszt, ubezpieczenie i fracht.
Czym różni się FCA od EXW?
W EXW sprzedający tylko udostępnia towar u siebie, bez załadunku i odprawy eksportowej. W FCA przekazuje go Twojemu przewoźnikowi, a przy odbiorze u siebie — ładuje go na pojazd.
Czym się różni DAP od DDP?
W obu sprzedający dowozi towar na miejsce. W DAP odprawę importową, cło i VAT importowy płacisz Ty, w DDP — sprzedający.
Co oznacza Incoterms FOB?
FOB (Free On Board, dostarczone na statek) — ryzyko i koszty przechodzą na kupującego, gdy towar jest na pokładzie statku w porcie załadunku. Fracht morski i ubezpieczenie organizuje kupujący.
Czym się różni CIF od FOB?
W obu ryzyko przechodzi na kupującego na pokładzie w porcie załadunku. W CIF sprzedający płaci fracht do portu przeznaczenia i minimalne ubezpieczenie, w FOB — kupujący.
Jak oceniać dostawcę?
Co miesiąc trzema liczbami: kompletność (pozycje dostarczone ÷ zamówione), terminowość (dostawy na czas ÷ wszystkie) i wadliwość (sztuki z wadą ÷ przyjęte). Po cenie porównuj dopiero przy zbliżonych wynikach.
Czy opłaca się rabat za przedpłatę?
Zależy, ile kosztują Cię pieniądze. 2 % zamiast 30 dni odroczenia to około 24,8 % rocznie: jeśli Twój kredyt jest tańszy, bierz rabat; jeśli nie masz wolnej gotówki — odroczenie.
Źródła
- International Chamber of Commerce, Incoterms® 2020: 11 reguł, w mocy od 1 stycznia 2020 r., wyższy zakres ubezpieczenia w CIP niż w CIF — iccwbo.org.
- Biznes.gov.pl, „Incoterms” (opublikowano 23.09.2021): podział na reguły powszechne i morskie, polskie nazwy i opis każdej reguły — biznes.gov.pl/pl/portal/00622.
- Biznes.gov.pl, „Rozliczanie VAT w imporcie towarów”: podstawa VAT = wartość celna + cło + koszty transportu do pierwszego miejsca w Polsce; bez statusu czynnego podatnika VAT importowego się nie odzyska — biznes.gov.pl/pl/portal/00262.
- Rozporządzenie (UE) nr 952/2013 — Unijny kodeks celny, art. 71 (koszty transportu i ubezpieczenia do miejsca wprowadzenia na obszar celny Unii w wartości celnej) — eur-lex.europa.eu.
- Biznes.gov.pl, „VAT w handlu międzynarodowym — dostawa i nabycie towarów”: WNT, faktura z adnotacją „odwrotne obciążenie”, JPK_VAT, VAT-UE — biznes.gov.pl/pl/portal/00267.
- Biznes.gov.pl, „Terminy zapłaty w transakcjach handlowych”: 60 dni między firmami, odsetki bez wezwania, rekompensata 40 / 70 / 100 € — biznes.gov.pl/pl/portal/00156.
- Kodeks cywilny, art. 563 (badanie rzeczy i zawiadomienie o wadzie przy sprzedaży między przedsiębiorcami), art. 558 (ograniczenie rękojmi w umowie), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795 — isap.sejm.gov.pl.
Sprawdzono 01.11.2026. Pozostałe liczby w artykule to przykłady poglądowe do arytmetyki.
