Автоматичні правила (тригери, події, умови та дії)

Автоматичні правила (тригери)

Цей інструмент створений, щоб позбавити вас рутинних завдань і автоматизувати робочі процеси. З його допомогою система зможе самостійно виконувати дії у відповідь певні події.

Принцип роботи дуже простий і заснований на логіці. Якщо сталася подія за певної умови, то виконати дію».

Основні поняття

1. Подія - Це те, що запускає правило. Наприклад: створення нового документа, оновлення статусу замовлення, видалення рахунку.
2. Умова — це конкретний критерій, який має бути дотриманий. Наприклад, подія спрацює лише якщо тип документа — «Замовлення покупця», а його статус — «Новий».
3. Дія (Команда) - Це те, що система повинна зробити автоматично. Наприклад: надіслати лист клієнту, створити завдання менеджеру, надіслати SMS

---

Покрокова інструкція: Створення автоматичного правила

Давайте на практичному прикладі створимо правило, яке буде автоматично надсилати листа клієнту, як тільки його замовлення отримає статус «Новий».

Крок 1: Створення нового правила

Перейдіть до розділу «Автоматичні правила».

Ви побачите список існуючих правил. Щоб створити нове, натисніть на іконку плюс ( + ).

Крок 2: Вибір події

Система запропонує вам вибрати подію, яка запускатиме правило. Оскільки ми хочемо відслідковувати зміну статусу вже існуючого замовлення, вибираємо "Документ: оновлення".

Крок 3: Основні налаштування

Ви потрапите на сторінку редагування тригера. Тут, у блоці «Основні налаштування», ви можете встановити зрозумілу назву для вашого правила, щоб легко знаходити його в списку. Наприклад, «Повідомлення клієнту про нове замовлення».

Крок 4: Налаштування умови

Це найважливіший крок, де ми ставимо логіку спрацьовування.

1. Розгорніть блок «Умова».
2. Нам потрібно щоб правило спрацьовувало тільки для замовлень покупців. Додайте першу умову:
   • Поле: Тип документа
   • Оператор: одно
   • Значення: Замовлення покупця
3. Тепер додамо другу умову для відстеження статусу. Натисніть «Додати» ще раз:
   • Поле: Статус
   • Оператор: одно
   • Значення: Новий

Логічний оператор «І» означає, що правило спрацює, тільки якщо обидва умови будуть виконані одночасно.
Після завершення всіх налаштувань прокрутіть сторінку вниз і натисніть кнопку «Зберегти».

Крок 5: Додавання дії (команди)

Тепер визначимо, що система має зробити, коли умови виконані.

1. Розгорніть блок Команда.
2. Натисніть на іконку плюс ( + ), щоб додати нову дію.
3. У списку, що випадає, виберіть «Надіслати листа».

Крок 6: Налаштування шаблону листа

Після вибору дії відкриється форма для налаштування листа.

1. Ім'я відправника і E-mail відправника: Вкажіть, від чийого імені буде надіслано листа
2. Ім'я отримувача і E-mail одержувача: Тут використовуються змінні Система автоматично підставить контактну особу та електронну пошту з картки контрагента, пов'язаного з документом.
   • {Контрагент: Контактное лицо} - Ім'я одержувача.
   • {Контрагент: Эл. почта} - Email одержувача.
3. Виберіть мову шаблону. Ви можете надсилати листи різними мовами, залежно від мови замовлення.
4. Тема листа: Напишіть заголовок, наприклад, «Ваше замовлення №{Документ: Номер} прийнятий у роботу».
5. Вміст листа: Напишіть текст, який клієнт отримає. Ви також можете використовувати змінні для персоналізації (наприклад,{Контрагент: Наименование} для звернення до клієнта).

Вітаємо! Ви успішно створили своє перше автоматичне правило. Тепер, як тільки будь-яке замовлення покупця буде змінено та отримає статус «Новий», система миттєво надішле клієнту налаштований вами лист. Експериментуйте з різними подіями, умовами та діями, щоб максимально автоматизувати ваші бізнес-процеси.

Збережи посилання на цю сторінку