Справочники используются для упрощения ввода многократно повторяющейся информации, что позволяет исключить дублирование данных, возможные ошибки.

Справочники могут содержать разные виды информации. Любой набор документов можно назвать справочником документов. Если справочник содержит много информации, то для его ведения используются специфические формы ввода.