Ведение клиентов в excel

Особенности создания и поддержки клиентской базы

Для руководителя современной компании важнейшим является умение использовать приложения, упрощающие учет для фирмы. К подобному виду учета стоит отнести, как движение товара, так и изменение штата работников или клиентской базы. Удобной программой, дающей возможность вести контроль, а также автоматически получать статические данные, является табличный процессор excel. Преимущества подобного выбора заключается в следующем:

  • использование облачных технологий, способствующих обмену информации;
  • адаптивность документов подобного типа, позволяющая просматривать и изменять их, используя приложения на ПК и мобильном телефоне;
  • возможность предоставления прав доступа к документу отдельным пользователям, с помощью которой руководитель может добиться безопасности обмена данными между сотрудниками отдельных отделений;
  • поддержка инструмента защиты отдельных ячеек электронной таблицы, с помощью которого можно создавать специальные формы для сотрудников;
  • автоматическое вычисление, позволяющее легко оперировать большим объемом данных, как в математических, так и статистических целях.

Такие положительные свойства способствуют тому, что сегодня все больше предпринимателей малого и среднего бизнеса в нашей стране отдают предпочтение использованию электронных таблиц в качестве основного инструмента для осуществления отчетности по персоналу и клиентской базе. Такая база может находиться в одном документе, который легко можно размножить или сделать с него резервную копию.

Преимущества применения таблиц в excel с целью ведения учетной документации

Функциональные особенности электронных таблиц позволяют упростить жизнь любому руководителю. Каждый разбирающийся пользователь сможет добиться, не только автоматического вычисления, но и ввода необходимой информации с помощью специальных приемов. Среди подобных инструментов следует отметить:

  • подстановка данных, позволяющая ускорить их ввод с клавиатуры;
  • возможность использовать фильтр для отображения сотрудников, соответствующих определенному параметру, позволяющая оперативно выводить отчет на печатающее устройство;
  • сортировка по нескольким параметрам, позволяющая составлять отчеты, предусматривающие определенные условия для их представления;
  • создание графиков и диаграмм на основе заполненных данных, способствующее их лучшему восприятию во время представления на совещаниях разного уровня.

Подобные свойства являются главной причинной того, что желающих разобраться в особенностях применения электронных таблиц как главного инструмента для ведения отчетности сегодня все больше. Эти люди хорошо оценивают возможности программы excel во время решения задачи учета, как настроенные по умолчанию, так и те, которые можно добавить в электронную таблицу в ручном режиме.

Особенности работы в программе excel, позволяющие упростить учет сотрудников и клиентов

Большинство пользователей офисного приложения используют небольшую часть возможностей. Опытные специалисты способны расширить список выполняемых действий с помощью подобного приложения, а также ускорить заполнение. Рассмотрим наиболее востребованные приемы, позволяющие упростить жизнь любому руководителю, ведущему учет сотрудников в excel.

Выбор из выпадающего списка

Довольно часто в электронные таблицы необходимо вносить повторяющие данные, а также заменять одно значение на другое в случае повышения человека в должности, или переведение на другую специальность, или присвоение любого другого параметра. В таком случае умение пользоваться выпадающим списком будет незаменимым для руководителя или сотрудника отдела по персоналу и клиентской базе. Стоит отметить, что для того чтобы лучить возможность автоматического заполнения в готовой форме для клиентов необходимо на отдельном листе составить список категорий или должностей, которые также можно взять с листа со штатом компании и других документов. Процедура настройки ввода в столбец категории клиента или квалификации сотрудника включает в себя указанные на скриншоте шаги.

Для реализации подобной затеи остается сослаться на соответствующий диапазон листа «штат работников», как показано на следующем скрине.

В итоге получаем готовую таблицу, в которой параметр, соответствующий специализации сотрудника или категории клиента можно выбирать с выпадающего списка.

Стоит отметить, что подобный прием также эффективен при внесении информации об образования сотрудник или другой информации, предусматривающей выбор из нескольких шаблонных вариантов.

Добавление информации с датами

Ведение учета клиентов предусматривает использование данных с датами, которые могут быть использованы в таблице с применением специальных элементов управления, находящихся на ленте разработчика, включить которую можно в параметрах программы, поставив соответствующую галочку в настройках пользовательской ленты в excel. После этого можно приступить к внедрению соответствующего элемента управление в соответствующую ячейку.

В итоге, выбрав со списка отмеченный пункт, можно получить эффективный инструмент для оперативного ввода любой информации с датами, которые можно в любой момент изменять.

Стоит отметить, что подобным способом можно настроить форму для добавления в электронную таблицу файла с фото или документа с резюме, позволяющую ощутить всю функциональность приложения.

Правильное решение для руководителя любой компании

Учитывая положительные свойства применения электронных таблиц, а также некоторые приемы введения данных, идею использовать табличный процессор для решения большинства задач по учету персонала для любого руководителя можно считать удачной

Стоит отметить, что успешность затеи во многом зависит от желания освоить такие приемы самостоятельно, а также может быть осуществлено с привлечением опытного специалиста. В силу универсальности решения, руководители используют разработанные внешним специалистом формы для ведения отчетности. Не стоит упускать шанс обзавестись столь эффективным приспособлением, упрощающим жизнь любому сотруднику компании.