Складской учет

В поисках программы в которой будет создана форма ведения учета в магазине

Ведение отчетной документации для руководителя малого или среднего бизнеса является главной задачей. Решая проблему он, в первую очередь, обращает внимание на следующее:

  • особенности интерфейса приложения и простота использования программы каждым из сотрудников, заполняющим таблицы для заполнения учета товара в магазине;
  • возможности автоматических вычислений, включающие работу с массивами;
  • условия использования, а также стоимость поддержки приложения.

Одним из способов, существенно упрощающих ведение отчетности, как для внутренних потребностей организации, так и контролирующих органов, является учет в excel. Попробуем разобраться в аспектах использования приложения, способствующих упрощению ведения финансовой и складской документации.

Особенности ведения складского отчета с помощью программы excel

Учитывая большой объем данных, который ежедневно предстоит обработать сотрудникам компаний, входящих в сегмент малого и среднего бизнеса, некоторые обычные функции, такие как автоматическое заполнение и подстановка введенной информации уже может считаться полезной возможностью для тех, кто ведет торговый учет в excel. Несмотря на это, работу с программой можно еще больше автоматизировать, правильно спланировав каждый из этапов заполнения отдельных таблиц.

В первую очередь стоит уделить внимание тем листам, по которых преимущественно не будут проводиться вычисления или ведение статистики в автоматическом режиме. К такой информации можно отнести списки поставщиков в форме таблицы эксель для учета продаж, перечень покупателей или продукции, которые в силу удобства стоит расположить на отдельных листах.

Обратите внимание. С целью упрощения работы с подобными массивами, которые имеет любая таблица отчетности по товару в магазине, необходимо хорошо продумать количество колонок в будущей форме, а также пользоваться фильтрами или закрепленными областями данных. Например, закрепленный рядок позволит быстро получать доступ к информации об организации, находящейся в средине большого списка, а фильтр – сортировать продукцию по категориям.

Как упростить работу с таблицами с помощью приложения excel

Работа любого сотрудника с подготовленными формами учета для магазина в эксель существенно упрощается в случае использования готовых шаблонов с защищенными ячейками, а также визуальной разметки отдельных зон с помощью цветовой палитры. Для более автоматизированного заполнения отчетности на основе уже готовых таблиц можно использовать функция «проверка данных», которая доступна во всех последних версиях программы.

Рассмотрим простой пример применения упомянутого приема на практике. Допустим, вам необходимо вносить в таблицу складской отчетности наименование продукции, которая уже есть на листе «товары». Для того чтобы упростить ввод, который можно будет осуществлять без использования клавиатуры с помощью выпадающего списка, необходимо проделать указанные на скриншоте шаги:

В итоге, перечень продукции для подстановки будет автоматически появляться с выпадающего списка в соответствующей ячейке:

Такой прием эффективен в случае выбора со списка 10-50 повторяющихся значений, и может быть применен, как для зеленого столбца, так и остальных в таблице для продукции. Стоит отметить, что информация о поставщике или стоимости, которые вмещает форма для учета товара в магазине могут быть автоматически заполнены, с использованием функции «Если» с последующей защитой таких ячеек.

Преимущества готовых шаблонов в excel

 Специфика использования приложения, а также большие массивы, которые содержит таблица эксель для учета товара и их ежедневная обработка с помощью представленного редактора дают возможность считать разработку готовых форм для заполнения, созданных опытными специалистами, более чем удачной идеей. Представленный пример упрощения работы с использованием таких приемов позволяет убедиться в следующих преимуществах ведения отчетности с использованием данного приложения:

  • оперативное составление отчетности на основе готовых данных;
  • исключение возможности внести ошибку в учет товара в магазине в excel при автоматическом расчете с защищенными ячейками;
  • возможность быстро разобраться в аспектах работы начинающему сотруднику, не располагающего большим объемов знаний и опыта работы в сфере отчетности.

Правильное решение для составляющих отчет в эксель

Учитывая упомянутые особенности, любому руководителю компании необходимо иметь в своем подчинение сотрудника, который сможет эффективно использовать все возможности складского учета с помощью электронных таблиц или иметь достаточное количество знаний для того, чтобы внедрять помянутые приемы самостоятельно.

В силу универсальности многих таких шаблонов, некоторые руководители принимают решение использовать внешние наработки или заказать подобный шаблон, адаптированный под их потребности.