Особенности создания и поддержки клиентской базы

Особенности создания и поддержки клиентской базы

Для руководителя современной компании важнейшим является умение использовать приложения, упрощающие учет для фирмы. К подобному виду учета стоит отнести, как движение товара, так и изменение штата работников или клиентской базы. Удобной программой, дающей возможность вести контроль, а также автоматически получать статические данные, является табличный процессор excel. Преимущества подобного выбора заключается в следующем:

  • использование облачных технологий, способствующих обмену информации;
  • адаптивность документов подобного типа, позволяющая просматривать и изменять их, используя приложения на ПК и мобильном телефоне;
  • возможность предоставления прав доступа к документу отдельным пользователям, с помощью которой руководитель может добиться безопасности обмена данными между сотрудниками отдельных отделений;
  • поддержка инструмента защиты отдельных ячеек электронной таблицы, с помощью которого можно создавать специальные формы для сотрудников;
  • автоматическое вычисление, позволяющее легко оперировать большим объемом данных, как в математических, так и статистических целях.

Такие положительные свойства способствуют тому, что сегодня все больше предпринимателей малого и среднего бизнеса в нашей стране отдают предпочтение использованию электронных таблиц в качестве основного инструмента для осуществления отчетности по персоналу и клиентской базе. Такая база может находиться в одном документе, который легко можно размножить или сделать с него резервную копию.

Преимущества применения таблиц в excel с целью ведения учетной документации

Функциональные особенности электронных таблиц позволяют упростить жизнь любому руководителю. Каждый разбирающийся пользователь сможет добиться, не только автоматического вычисления, но и ввода необходимой информации с помощью специальных приемов. Среди подобных инструментов следует отметить:

  • подстановка данных, позволяющая ускорить их ввод с клавиатуры;
  • возможность использовать фильтр для отображения сотрудников, соответствующих определенному параметру, позволяющая оперативно выводить отчет на печатающее устройство;
  • сортировка по нескольким параметрам, позволяющая составлять отчеты, предусматривающие определенные условия для их представления;
  • создание графиков и диаграмм на основе заполненных данных, способствующее их лучшему восприятию во время представления на совещаниях разного уровня.

Подобные свойства являются главной причинной того, что желающих разобраться в особенностях применения электронных таблиц как главного инструмента для ведения отчетности сегодня все больше. Эти люди хорошо оценивают возможности программы excel во время решения задачи учета, как настроенные по умолчанию, так и те, которые можно добавить в электронную таблицу в ручном режиме.

Особенности работы в программе excel, позволяющие упростить учет сотрудников и клиентов

Большинство пользователей офисного приложения используют небольшую часть возможностей. Опытные специалисты способны расширить список выполняемых действий с помощью подобного приложения, а также ускорить заполнение. Рассмотрим наиболее востребованные приемы, позволяющие упростить жизнь любому руководителю, ведущему учет сотрудников в excel.

Выбор из выпадающего списка

Довольно часто в электронные таблицы необходимо вносить повторяющие данные, а также заменять одно значение на другое в случае повышения человека в должности, или переведение на другую специальность, или присвоение любого другого параметра. В таком случае умение пользоваться выпадающим списком будет незаменимым для руководителя или сотрудника отдела по персоналу и клиентской базе. Стоит отметить, что для того чтобы лучить возможность автоматического заполнения в готовой форме для клиентов необходимо на отдельном листе составить список категорий или должностей, которые также можно взять с листа со штатом компании и других документов. Процедура настройки ввода в столбец категории клиента или квалификации сотрудника включает в себя указанные на скриншоте шаги.

список.jpg

Для реализации подобной затеи остается сослаться на соответствующий диапазон листа «штат работников», как показано на следующем скрине.